Das passt besonders gut zu drei Aufgaben: lose Stichpunkte ordnen, aus Vorhaben eine brauchbare Liste machen und einen vorhandenen Text verständlicher formulieren. Für den Einstieg brauchst du weder ein langes Gespräch noch ein persönliches Profil. Nimm Material, das auch dann unproblematisch wäre, wenn du es einer fremden Person zeigen würdest.

Ein kleiner Auftrag ist der bessere Anfang

Ein guter erster Auftrag hat ein sichtbares Ende. Du erkennst sofort, ob das Ergebnis taugt: Steht jeder Punkt in der richtigen Rubrik? Fehlt etwas, das du selbst genannt hast? Wurde etwas hinzuerfunden?

Vermeide zum Start Aufgaben wie „Plane mein Leben“ oder „Sag mir, was ich tun soll“. Sie sind zu offen. Bitte stattdessen um eine Liste, eine Gliederung oder eine Überarbeitung eines kurzen, unkritischen Textes. Generative KI kann viele Inhalte erzeugen, bringt aber auch Sicherheitsrisiken mit; das BSI empfiehlt, Risiken und Gegenmaßnahmen bewusst zu betrachten. 44

Die einfache Grenze: Gib nur Informationen ein, die weder dich noch andere Personen gefährden oder bloßstellen können. Für die ersten Versuche sind erfundene oder vollständig unkritische Beispiele die beste Wahl.

Die Promptformel, die du wiederverwenden kannst

Ein Prompt muss nicht raffiniert klingen. Er muss eindeutig sein. Diese fünf Bausteine reichen für die meisten kleinen Alltagsaufgaben:

• Aufgabe: Was soll entstehen?
• Material: Welche Stichpunkte oder welcher Text sind die einzige Grundlage?
• Format: Wie soll das Ergebnis aussehen?
• Grenze: Was darf die KI ausdrücklich nicht tun?
• Prüfregel: Wie soll sie mit Unklarheiten umgehen?

Die wichtigste Formulierung lautet oft: „Ergänze nichts und markiere Unklares als offen.“ Damit verlangst du keinen perfekten Treffer, aber du verhinderst, dass eine Lücke unbemerkt mit einer gut klingenden Erfindung gefüllt wird.

Starteraufgabe: Stichpunkte in eine klare Struktur bringen

Diese Aufgabe eignet sich für Ideen, die du schon hast, aber noch nicht sortiert bekommst. Kopiere den folgenden Prompt unverändert in deinen KI-Chat:

Ordne diese Stichpunkte zu einer kurzen Liste für das Wochenende: Haferflocken, Müllbeutel, Reparaturtermin vereinbaren, Lesezeit einplanen, Gemüse, Schreibtisch aufräumen.

Erstelle die Überschriften „Einkaufen“, „Erledigen“ und „Zeit für mich“. Setze jeden Punkt genau einmal ein. Ergänze nichts. Gib nur die Liste aus.

Prüfe danach nicht die schöne Formulierung, sondern die Zuordnung: Sind wirklich alle sechs Punkte da? Ist kein neuer Punkt hinzugekommen? Erst wenn das stimmt, ersetzt du die Beispielstichpunkte durch eigene, unkritische Notizen.

Der Nutzen liegt nicht darin, dass die KI etwas über dein Wochenende weiß. Sie bringt Material, das du bereits kennst, in eine Form, die du schneller weiterverwenden kannst.

Starteraufgabe: Aus Vorhaben wird eine belastbare Liste

Listen werden besser, wenn du Ausgabe und Reihenfolge festlegst. Der nächste Prompt verwandelt ein kleines Vorhaben in konkrete Schritte, ohne eine Entscheidung für dich zu treffen:

Passend dazu: Dokumente mit KI zusammenfassen

Erstelle aus diesen Vorhaben eine Checkliste für einen Spieleabend: Getränke besorgen, Tisch freiräumen, zwei Spiele auswählen, Mitspielende an die Uhrzeit erinnern, Snacks bereitstellen.

Gliedere in „Vorher erledigen“ und „Kurz vor Beginn“. Formuliere jeden Punkt als kurze Handlung. Ergänze keine Gegenstände, Zeiten oder Personen. Wenn die Zuordnung nicht eindeutig ist, setze hinter den Punkt „offen“.

Die Regel „keine Gegenstände, Zeiten oder Personen ergänzen“ ist hier wichtiger als ein besonders kreatives Ergebnis. Eine KI kann plausibel klingende Details ausgeben, obwohl sie nicht aus deinem Material stammen. Auch OpenAI beschreibt Halluzinationen als überzeugend vorgetragene, aber falsche Aussagen und weist darauf hin, dass sie selbst bei leistungsfähigeren Sprachmodellen weiterhin vorkommen. 45

Verwende eine solche Liste als Arbeitsentwurf. Den tatsächlichen Termin, Zusagen anderer Menschen und Einkäufe kontrollierst du selbst. Wenn du für eine wiederkehrende Aufgabe umfangreichere Texte kürzen möchtest, passt das Thema Dokumente mit KI zusammenfassen an dieser Stelle als nächster Schritt.

Starteraufgabe: Einen vorhandenen Text verständlicher machen

Bei einer Textüberarbeitung kennt die KI nur das, was du hineinkopierst. Das ist ein Vorteil: Du kannst sehr genau bestimmen, was erhalten bleiben muss. Probiere diesen vollständigen Beispielauftrag:

Passend dazu: E-Mails mit KI umformulieren

Überarbeite diese Nachricht freundlich und klar:

„Hallo, unser gemeinsamer Spieleabend soll am Freitag stattfinden. Bitte gebt bis Mittwoch Bescheid, ob ihr dabei seid. Bringt gern ein Spiel mit. Viele Grüße“

Behalte alle Angaben bei. Ändere keine Wochentage und erfinde keine Zusagen, Orte oder zusätzlichen Regeln. Schreibe eine kurze, natürliche Nachricht in direkter Ansprache. Gib nur die überarbeitete Nachricht aus.

Lies die Antwort anschließend Satz für Satz neben dem Original. Stimmen Freitag und Mittwoch noch? Sind keine neuen Absprachen hineingeraten? Dann entscheidest du, ob du die Formulierung übernimmst, bearbeitest oder verwirfst. Für weitere Varianten mit Ton und Anlass ist E-Mails mit KI umformulieren die passende Vertiefung.

Ausgabe prüfen, nicht übernehmen

Eine Antwort wirkt nicht deshalb richtig, weil sie flüssig formuliert ist. Sprachmodelle können Unsicherheit mit einer scheinbar sicheren Antwort verdecken. 45 Mache aus dem Prüfen deshalb einen festen letzten Arbeitsschritt:

• Vergleiche Namen, Daten, Mengen, Links und Anweisungen mit deinem ursprünglichen Material oder einer verlässlichen Originalquelle.
• Streiche jede Behauptung, für die du keine Grundlage findest.
• Bitte bei einer Unklarheit nicht um ein selbstsichereres Ergebnis, sondern gib fehlenden Kontext nach oder recherchiere die Frage außerhalb des Chats.
• Speichere wichtige Ergebnisse in deinem eigenen Dokument; der Chat ist kein verlässliches Archiv für Aufgaben oder Entscheidungen.

Diese Kontrolle ist besonders wichtig, sobald ein Text Fakten enthält. Bitte die KI lieber, Fragen für deine Recherche zu formulieren oder vorhandenes Material zu strukturieren. Übernimm eine sachliche Aussage erst, nachdem du sie an der Quelle geprüft hast.

Private Daten bleiben draußen

Für einen Einstieg mit einem allgemeinen KI-Chat gehören keine echten Namen, Adressen, Telefonnummern, Konto- oder Zugangsdaten, Gesundheitsangaben, Ausweisdaten, vertraulichen Unterlagen, Kinderfotos oder privaten Nachrichten anderer Menschen in den Prompt. Nimm auch keine Gespräche oder Sprachnachrichten anderer Personen heimlich auf, um sie hochzuladen.

Ein Vorname allein macht einen Text nicht automatisch unkritisch: Kombinationen aus Ort, Termin, Beziehung und Details können Personen erkennbar machen. Wenn du den Zusammenhang nicht so vereinfachen kannst, dass er wirklich unverfänglich ist, nutze ihn nicht in einem allgemeinen KI-Chat.

Bei ChatGPT kannst du in den Einstellungen unter „Data controls“ festlegen, ob neue Unterhaltungen zur Modellverbesserung verwendet werden dürfen. Laut Hersteller werden neue Gespräche nach dem Ausschalten von „Improve the model for everyone“ nicht dafür genutzt; gespeicherte Chats verschwinden dadurch jedoch nicht. Temporäre Chats erscheinen nicht im Verlauf und werden nicht zur Modellverbesserung genutzt, können aber für Sicherheitszwecke bis zu 30 Tage aufbewahrt werden. 46

Das ist eine Einstellung für diesen Dienst, keine Freigabe für private Inhalte. Kontrolliere bei jedem anderen Anbieter dessen aktuelle Datenschutzinformationen und Kontoeinstellungen separat. Datenminimierung bleibt der sicherste Anfang.

Klare Grenzen: Dafür ist ein KI-Chat nicht dein Entscheider

Nutze eine KI nicht als alleinige Grundlage für medizinische Einschätzungen, rechtliche Bewertungen, Verträge, Steuerfragen, Sicherheitsentscheidungen oder aktuelle Fakten, bei denen ein Fehler Folgen hätte. Sie kann helfen, Begriffe in einfache Fragen zu übersetzen oder eine Liste für ein Gespräch vorzubereiten. Diagnose, Rechtsrat und die Prüfung einer verbindlichen oder faktischen Aussage ersetzt sie nicht.

Auch bei Konflikten mit anderen Menschen ist Vorsicht sinnvoll. Lass dir höchstens eine neutrale Formulierung aus einem anonymisierten, selbst geschriebenen Entwurf anbieten. Lade keine Chatverläufe, Bilder oder Audiodateien hoch, die andere Personen betreffen.

Dein Start in einem Durchgang

Wähle jetzt genau eine der drei Starteraufgaben. Kopiere den Beispielprompt, lies ihn vor dem Absenden und prüfe, ob keine persönlichen Angaben darin stehen. Ersetze dann nur die unkritischen Beispielpunkte durch eigenes Material.

Kontrolliere die Antwort gegen deine Eingabe, korrigiere sie selbst und lösche den Chat, wenn du ihn nicht mehr brauchst. Wenn dieser Ablauf verlässlich funktioniert, kannst du schrittweise anspruchsvollere, aber weiterhin klar begrenzte Aufgaben ausprobieren. So bleibt KI ein Werkzeug für den Entwurf – und nicht die Instanz, der du ohne Prüfung etwas glaubst.

Kurzcheck vor dem Absenden

• Die Aufgabe hat ein klares Ergebnis.
• Der Prompt enthält keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten.
• Das gewünschte Format ist genannt.
• Es ist festgelegt, dass nichts ergänzt werden soll.
• Du weißt, woran du die Antwort anschließend überprüfst.

Die Angaben im App Store und bei Google Play sind wichtig, aber keine unabhängige Live-Prüfung der einzelnen App. Apple beschreibt seine Datenschutzinformationen als Angaben der Entwickler. Bei Google sind die Entwickler selbst für vollständige und korrekte Angaben verantwortlich; die Prüfung ist ausdrücklich nicht darauf ausgelegt, deren Vollständigkeit abschließend festzustellen. Nutze die Angaben deshalb, um gezielt nachzufragen und bewusst zu entscheiden. 40

Den Store-Eintrag als Entscheidungshilfe lesen

Öffne die vollständige Produktseite, nicht nur die Vorschau in der Suche. Notiere dir zuerst den Namen des Anbieters, den Zweck des Spiels und die Altersfreigabe. Suche anschließend nach Kaufhinweisen, Datenschutzbereich, Beschreibung, Support- und Datenschutzerklärungs-Link.

Eine Altersfreigabe ist ein hilfreicher Filter, aber kein Rundum-Siegel für ein unbedenkliches Spiel. Bei Apple fließen unter anderem nutzergenerierte Inhalte, Nachrichten und Chats, Werbung sowie Lootboxen in die Angaben zur Altersbewertung ein. Bei Google beruhen die angezeigten Einstufungen auf Antworten im Fragebogen und werden von den jeweiligen Einstufungsstellen vergeben. 41

Wichtig: Eine niedrige Altersfreigabe bedeutet nicht automatisch, dass es keine Werbung oder keine Kommunikationsfunktion gibt. Apples aktuelle Beschreibungen führen Werbung, nutzergenerierte Inhalte und Nachrichten beziehungsweise Chats bereits als mögliche Merkmale in der niedrigsten Altersstufe auf. Lies daher immer auch die weiteren Hinweise auf der Seite. 41

Diese Punkte prüfst du ohne Installation

• Anbieter und Unterstützung: Passt der Entwicklername zur verlinkten Website und zur Datenschutzerklärung? Gibt es eine nachvollziehbare Kontaktmöglichkeit, falls du eine Frage hast?
• Kosten: Suche nach dem Hinweis auf In-App-Käufe. Prüfe, ob die Seite einzelne Kaufoptionen nennt und ob die Beschreibung Abos, Spielwährung, Pakete oder zufallsbasierte Belohnungen erwähnt.
• Werbung: Achte auf Hinweise zu Anzeigen und lies die Beschreibung daraufhin, ob Werbevideos mit Spielvorteilen verknüpft werden.
• Miteinander spielen: Suche nach Wörtern wie Chat, Nachrichten, Freunde, Clan, Team, Community, Nutzerinhalte oder Teilen. Diese Begriffe können auf Kontakt zu anderen oder auf von Nutzenden erstellte Inhalte hinweisen.
• Daten: Öffne den Datenschutzbereich und die Datenschutzerklärung. Beide sollen zur Funktion passen, die das Spiel verspricht.

Wenn ein Anbieter nur mit einem allgemeinen Werbesatz beschreibt, was mit Daten, Käufen oder Kontakten passiert, ist das keine Lücke, die du durch Raten schließen musst. Verschiebe die Installation, bis die offizielle Datenschutzerklärung oder der Support eine verständliche Antwort liefert.

Datenschutzangaben richtig einordnen

Datenschutzangaben beantworten eine andere Frage als eine Berechtigungsabfrage auf dem Handy. Sie beschreiben nach Angaben des Anbieters, welche Daten erhoben oder weitergegeben werden und wofür. Sie zeigen nicht einfach eine vollständige Liste aller Funktionen, die ein Spiel später auf dem Gerät anfragen könnte.

Im App Store ist besonders der Unterschied zwischen „mit dir verknüpften Daten“ und „Daten zum Tracking“ wichtig. Mit dir verknüpft bedeutet laut Apple, dass Daten etwa mit einem Konto, Gerät oder direkten Angaben wie einer Telefonnummer verbunden sind. Tracking meint eine Verknüpfung mit Daten aus Apps, Websites oder Offline-Angeboten anderer Unternehmen für Werbung oder die Weitergabe an Datenhändler. 40

Daraus folgt: Kein Eintrag zu Tracking ist nicht dasselbe wie „keine Werbung“. Umgekehrt beweist ein Datenpunkt allein nicht, dass ein Spiel auf dein gesamtes Adressbuch zugreift. „Kontaktinformationen“ können zum Beispiel Angaben für ein Konto betreffen. Frage deshalb getrennt: Welche Daten werden genannt? Wozu? Mit wem werden sie geteilt? Braucht das Spiel diese Daten für seine Hauptfunktion?

Bei Google Play erläutert der Bereich „Data safety“, ob und wie Nutzerdaten gesammelt, geteilt und geschützt werden sollen. Die Erklärung muss auch Datenerhebung durch eingebundene Bibliotheken oder SDKs berücksichtigen. Das ist nützlich, ersetzt aber nicht das Lesen der verlinkten Datenschutzerklärung. 42

Vergleiche Datenschutzbereich und Spielbeschreibung miteinander. Ein Offline-Puzzle, das keine Konten oder Bestenlisten braucht, wirft andere Fragen auf als ein Spiel mit Login, Rangliste und Freundesliste. Es geht nicht darum, jeden Datenpunkt pauschal zu verbieten. Du willst verstehen, ob die Datennutzung zum Spiel passt und ob du sie akzeptieren möchtest.

Käufe, Werbung und Zufallskäufe getrennt prüfen

Der Hinweis „In-App-Käufe“ beantwortet nur, dass Käufe innerhalb der App möglich sein können. Er sagt nicht, wie oft Angebote erscheinen, ob es laufende Abos gibt oder ob Fortschritt und Belohnungen daran gekoppelt sind. Lies deshalb Beschreibung und Kaufübersicht mit diesen Fragen im Kopf:

Passend dazu: In-App-Käufe auf dem iPhone sperren

• Sind Käufe einmalige Zusatzinhalte, wiederkehrende Abos oder verbrauchbare Spielwährung?
• Beschreibt das Spiel zufällige Belohnungen, Kisten, Packs oder Drehs?
• Wird mit Zeitdruck, täglichen Angeboten oder Belohnungen fürs Ansehen von Werbung gearbeitet?
• Kann das Kind unterscheiden, was echtes Geld kostet und was nur mit erspielter Währung bezahlt wird?

Apple führt kaufbare Lootboxen als zufallsbasierte Aktivität in seinen Altersangaben. Auch Google verlangt, dass die angezeigte Werbung und ihre Angebote zur Inhaltsbewertung der App passen. Diese Regeln entbinden dich aber nicht davon, das konkrete Kostenmodell vorab anzusehen. 41

Wenn die Entscheidung grundsätzlich für das Spiel fällt, kannst du zusätzlich In-App-Käufe auf dem iPhone sperren. Das ist eine zweite Schutzschicht; sie ersetzt die Prüfung der Spielmechanik nicht. Vereinbare vorher eine einfache Regel: Kein Kauf und kein Abo ohne Rückfrage – auch dann nicht, wenn ein Angebot als Belohnung oder Sonderaktion erscheint.

Bei Werbung ist ein kurzer Realitätscheck sinnvoll: Soll das Spiel auch dann noch Spaß machen, wenn du eine Werbeunterbrechung ablehnst? Öffnen Werbelinks möglicherweise einen Browser oder einen anderen Store? Und ist für das Kind klar, dass eine Werbeanzeige nicht zum eigentlichen Spiel gehört? Wenn du diese Fragen nicht sicher beantworten kannst, wähle lieber ein Spiel ohne unklare Werbehinweise oder spiele zunächst gemeinsam.

Chats, Kontakte und gemeinsame Inhalte nicht übersehen

„Mehrspieler“ bedeutet nicht immer Chat – und ein Spiel ohne sichtbaren Chat-Hinweis muss nicht zwingend völlig ohne Kontaktfunktionen sein. Prüfe deshalb Beschreibung, Altersangaben und Datenschutzerklärung auf Nachrichten, Sprach- oder Videochat, Freundeslisten, öffentliche Ranglisten, Uploads, geteilte Bilder oder Inhalte anderer Nutzender. Apple unterscheidet dabei ausdrücklich zwischen nutzergenerierten Inhalten, sozialen Funktionen und direktem Messaging beziehungsweise Chat. 41

Passend dazu: USK-Altersfreigaben richtig einordnen

Diese Checkliste hilft dir bei der Entscheidung:

• Braucht das Spiel ein eigenes Profil oder ein externes Konto?
• Können Fremde Nachrichten senden, Freundschaftsanfragen stellen oder in offene Teams einladen?
• Gibt es Melde-, Blockier- oder Privatsphäre-Einstellungen, die der Anbieter verständlich erklärt?
• Ist die Funktion für das eigentliche Spiel nötig oder kann sie ausgeschaltet bleiben?
• Weiß das Kind, dass Name, Schule, Wohnort, Fotos und Sprachaufnahmen nicht in Spielchats gehören?

Überwache Kinderkommunikation nicht mit heimlichen Konten und zeichne keine Gespräche auf. Sinnvoller sind gemeinsam vereinbarte Regeln, ein kurzer Blick auf die erklärten Schutzfunktionen und ein klarer Ansprechpartner, wenn etwas unangenehm wirkt. Als nächster Schritt: USK-Altersfreigaben richtig einordnen.

Ein Entscheidungsbeispiel ohne Rätselraten

Du findest auf einer Store-Seite drei Hinweise: In-App-Käufe, Werbung und für ein Konto verknüpfte Kontaktinformationen. In der Beschreibung steht zusätzlich, dass Spielende miteinander schreiben können. Das ist kein Beweis für einen Verstoß und auch kein automatischer Grund zur Panik. Es ist aber genug, um nicht sofort auf „Laden“ zu tippen.

Prüfe nun die Datenschutzerklärung auf Zweck und Empfänger der Kontaktinformationen. Suche nach einer Erklärung zu Chat, Melden und Blockieren. Kläre, ob Käufe abgeschaltet werden können und ob Werbung für die vorgesehene Nutzung akzeptabel ist. Fehlt eine verständliche Antwort auf einen dieser Punkte, lautet die gute Entscheidung: vorerst nicht installieren.

Du kannst die Regel als Familienvereinbarung direkt übernehmen:

Wir laden ein Spiel erst herunter, wenn wir wissen, ob Geld ausgegeben werden kann, ob Werbung vorkommt und ob Kontakt zu anderen möglich ist. Bei Käufen, Chats oder unklaren Datenangaben fragen wir vorher eine erwachsene Person.

Nach Updates noch einmal hinschauen

Eine Store-Seite ist eine Momentaufnahme. Prüfe sie erneut, wenn ein Spiel plötzlich ein Konto verlangt, neue soziale Funktionen ankündigt, mit einem Abo wirbt oder sich die Datenschutzangaben ändern. Für Google Play müssen Inhalte und Funktionen, die Antworten zum Altersfragebogen beeinflussen, bei Updates berücksichtigt werden. 43

Speichere für deine Entscheidung höchstens den App-Namen, das Datum und die unklaren Punkte. Teile keine Screenshots mit Nutzernamen, Chatverläufen oder Kontodaten. So bleibt der Check praktisch, ohne selbst unnötige persönliche Daten weiterzugeben.

Stand: 19. Oktober 2026.

Der sichere Grundsatz lautet: Erst den Fall anonymisieren, dann die Formulierung verbessern. So gibst du der KI eine eng umrissene Schreibaufgabe statt einer vollständigen Nachrichtensammlung.

Wann KI beim Umformulieren sinnvoll ist

Nutze KI für sprachliche Aufgaben: einen verschachtelten Satz entzerren, einen sachlichen Ton finden oder eine Bitte klarer aufbauen. Die KI darf dabei nicht entscheiden, was du zusagst, welche Frist gilt oder welche Information korrekt ist.

Nicht in einen allgemeinen KI-Chat gehören vollständige Mailverläufe, Signaturen, Anhänge oder Informationen, die du einer fremden Person auch nicht zeigen würdest. Das BSI rät dazu, vor der Nutzung zu prüfen, was mit Eingaben geschieht, und private Informationen gegebenenfalls nicht einzugeben. Auch Berechtigungen für Postfach und Kalender sollten auf das Notwendige begrenzt bleiben. 47

Vor dem Einfügen: Text vom Fall trennen

Wer weitere Alltagssituationen nach demselben Prinzip angehen will, findet mit KI im Alltag nutzen eine passende Grundlage. Für diese Aufgabe genügt meistens ein neu geschriebener, neutraler Kern der E-Mail. Du musst nicht den ganzen Entwurf kopieren.

Passend dazu: KI im Alltag nutzen

Streiche zuerst alles, was den Fall oder beteiligte Personen erkennbar macht. Ersetze die Informationen durch einheitliche Platzhalter, statt sie nur abzukürzen:

• [NAME EMPFÄNGER] statt Vor- und Nachname
• [PROJEKT] oder [THEMA] statt Kunden-, Produkt- oder Fallname
• [DOKUMENT] statt Dateiname, Link oder Anhang
• [VORGANG] statt Bestell-, Vertrags-, Ticket- oder Aktennummer
• [DATUM], [ORT] oder [BETRAG] nur dann, wenn diese Angabe für die Formulierung wirklich nötig ist

Lass außerdem E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adressen, Zugangsdaten, Gesundheitsangaben, Zahlungsdaten und Angaben über andere Personen weg. Eine Sammlung scheinbar harmloser Details kann den Sachverhalt trotzdem erkennbar machen. Wenn der Text ohne ein Detail nicht verständlich wird, formuliere die Nachricht lieber selbst oder nutze ausschließlich ein dafür freigegebenes Werkzeug deiner Organisation.

Die Kurzprüfung vor dem Prompt

Frage dich vor dem Einfügen: Braucht die KI diese Information, um einen Satz klarer zu schreiben? Lautet die Antwort nein, bleibt sie draußen. Du brauchst weder eine Bildschirm- noch eine Sprachaufzeichnung, um eine E-Mail umzuformulieren.

Promptvorlage zum Kopieren

Kopiere nur die Vorlage und ersetze den Bereich zwischen den Markierungen durch deine bereinigte Fassung. Lass die Platzhalter stehen; ergänze keine echten Daten im Prompt.

Passend dazu: Dokumente mit KI zusammenfassen

Formuliere die folgende anonymisierte E-Mail klar, freundlich und kurz um.

Zielgruppe: [KOLLEGIN/KUNDE/BEKANNTE PERSON]
Gewünschter Ton: [SACHLICH/HERZLICH/DIREKT]

Regeln:
- Übernimm nur Informationen, die im Ausgangstext stehen.
- Erfinde keine Zusagen, Termine, Fristen, Beträge, rechtlichen Bewertungen oder Begründungen.
- Behalte Platzhalter wie [NAME EMPFÄNGER] unverändert bei.
- Wenn eine Information für eine eindeutige Formulierung fehlt, markiere sie als [OFFEN: ...], statt sie zu ergänzen.
- Gib nur die umformulierte E-Mail aus.

[BEGINN ANONYMISIERTE E-MAIL]
[TEXT]
[ENDE ANONYMISIERTE E-MAIL]

Die Vorlage grenzt die Aufgabe bewusst eng ein. Das hilft dir, aus einer sprachlich glatten Antwort keinen neuen Inhalt zu machen. Bei längeren Texten gilt dieselbe Vorsicht wie beim Thema Dokumente mit KI zusammenfassen: Erst auswählen und bereinigen, dann verarbeiten lassen.

Fiktives Vorher-nachher-Beispiel

Das folgende Beispiel ist vollständig erfunden. Die Platzhalter zeigen, wie der eigentliche Anlass außerhalb des KI-Prompts bleibt.

Anonymisierter Ausgangstext

Hallo [NAME EMPFÄNGER],

ich brauche noch mal dein Okay für den Teil zu [THEMA] in [DOKUMENT]. Kannst du kurz schauen, ob das so passt? Wenn nicht, sag bitte, was geändert werden soll.

Danke
[ABSENDER]

Mögliche überarbeitete Fassung

Hallo [NAME EMPFÄNGER],

bitte prüfe in [DOKUMENT] den Abschnitt zu [THEMA].
Ist er für dich so in Ordnung? Falls nicht, teile mir bitte die gewünschten Änderungen mit.

Vielen Dank
[ABSENDER]

Die zweite Fassung macht die Bitte greifbarer, fügt aber weder eine Frist noch eine Zusage hinzu. Ob „in Ordnung“ die richtige Formulierung ist, prüfst du selbst: Bei einer formellen Freigabe, einem Vertrag oder einer rechtlich wichtigen Erklärung reicht ein Sprachentwurf nicht als Prüfung aus.

Prüfroutine vor dem Senden

Auch eine gut klingende KI-Fassung ist nur ein Entwurf. Lies sie einmal gegen den bereinigten Ausgangstext und prüfe diese Punkte direkt im Mailprogramm:

• Sind Namen, Anrede und Du- oder Sie-Form korrekt?
• Steht wirklich nur das darin, was du mitteilen willst?
• Hat die KI keine Frist, Zusage, Forderung oder Tatsachenbehauptung ergänzt?
• Sind Empfänger, CC, Betreff und Anhänge richtig gewählt?
• Entfernst du alle noch vorhandenen Platzhalter, oder müssen sie bewusst stehen bleiben?

Erst danach kopierst du die finale Fassung in dein E-Mail-Programm und versendest sie selbst. Gib einem KI-Werkzeug nicht allein deshalb Zugriff auf dein Postfach, weil du einen einzelnen Absatz umformulieren möchtest.

Datenschutz-Einstellungen: hilfreich, aber kein Freifahrtschein

Datensparsamkeit beginnt vor dem Absenden des Prompts. Einstellungen des Anbieters sind eine zusätzliche Schutzschicht, ersetzen aber nicht die Bereinigung des Textes.

Bei persönlichen ChatGPT-Konten lässt sich laut Anbieter in den Einstellungen unter „Data controls“ die Option zum Verbessern der Modelle deaktivieren. Neue Unterhaltungen werden dann nicht zum Training verwendet; vorhandene Chats werden dadurch jedoch nicht gelöscht. Ein temporärer Chat erscheint nicht im Verlauf, wird nicht fürs Modelltraining verwendet und kann für Sicherheitszwecke bis zu 30 Tage aufbewahrt werden. Prüfe die aktuelle Einstellung im eigenen Konto, bevor du sie als Schutzmaßnahme einplanst. 46

Für berufliche E-Mails zählt zusätzlich die Freigabe deiner Organisation. In Microsoft Copilot Chat mit Enterprise Data Protection werden Prompts und Antworten laut Microsoft nicht zum Training der zugrunde liegenden Modelle verwendet; zugleich können je nach Tarif und Mandantenkonfiguration Protokollierung, Aufbewahrung und weitere Richtlinien gelten. Das ist kein Grund, interne Regeln oder die Datenminimierung zu umgehen. 48

Häufige Fehler vermeiden

Den ganzen Verlauf einfügen. Alte Antworten enthalten oft mehr Namen, Zitate und Kontext als für eine neue Formulierung nötig sind. Schreibe lieber die eine Aussage neu, die verbessert werden soll.

Platzhalter am Ende zurückübersetzen lassen. Setze echte Daten erst nach der KI-Bearbeitung wieder lokal in deiner E-Mail ein.

Einen flüssigen Text für richtig halten. KI kann eine Aussage überzeugend formulieren, obwohl sie unklar, unpassend oder unzutreffend ist. Inhaltliche Verantwortung lässt sich nicht delegieren.

Eine private Anwendung für einen Arbeitsfall verwenden. Wenn es für berufliche Kommunikation keine klare Freigabe gibt, nutze keine externe KI für den echten Mailinhalt. Ein eigener neutraler Entwurf ist dann die bessere Lösung.

Mit dieser Reihenfolge bleibt KI das, was sie bei E-Mails sein sollte: eine Schreibhilfe. Du bestimmst weiterhin, welche Fakten hineingehören, wer sie lesen darf und ob die Nachricht versendet wird.

Behandle die KI deshalb als Planungsassistenz, nicht als Buchungs- oder Bestätigungsstelle. Ein guter Reiseplan trennt klar zwischen Idee, zu prüfender Angabe und bestätigtem Punkt. Das spart unterwegs mehr Zeit als ein besonders langer Prompt.

Die richtige Rollenverteilung: KI denkt vor, offizielle Stellen bestätigen

Lass die KI zunächst auswählen, ordnen und Alternativen finden. Sie kann zum Beispiel aus deinen Interessen einen Tagesrhythmus machen, Orte nach Themen bündeln oder Rückfragen stellen, die du selbst übersehen hättest. Die offizielle ChatGPT-Reiseübersicht zeigt genau solche Anwendungsfälle, etwa Tagespläne, Wege zwischen Orten und Vergleiche. Das sind sinnvolle Startpunkte, aber keine Zusage, dass die dort genannten Daten aktuell sind. 50

Für alles, was deine Reise tatsächlich scheitern lassen könnte, brauchst du anschließend die Quelle, die die Leistung selbst verantwortet: den Betreiber einer Sehenswürdigkeit, das Verkehrsunternehmen, die Unterkunft, die Airline oder eine zuständige Behörde.

Merksatz: Eine KI darf einen Punkt vorschlagen. Als fest eingeplant gilt er erst, wenn du ihn an der maßgeblichen Quelle geprüft hast.

Drei Arten von Angaben solltest du nie ungeprüft aus einer KI-Antwort übernehmen:

• Zeit und Zugang: Öffnungstag, Uhrzeit, letzter Einlass, Reservierungspflicht, saisonale Schließung und Barrierefreiheit.
• Geld und Bedingungen: Eintritt, Tarif, Stornierung, enthaltene Leistungen, Alters- oder Gruppenvoraussetzungen.
• Bewegung und Regeln: konkrete Verbindung, Baustelle, Terminal, Pass- oder Visumsvorgabe, lokale Sicherheitslage.

Der Arbeitsablauf: Idee, Fakten, Plan

1. Gib der KI ein echtes Planungsbriefing

Schreibe nicht nur „Plane einen Ausflug“. Nenne Tempo, Interessen, Belastungsgrenzen und den Zeitraum. Bitte zugleich darum, unsichere Fakten sichtbar zu markieren. So erhältst du keine scheinbar fertige Route, sondern eine Liste, die du kontrolliert abarbeiten kannst.

Passend dazu: KI im Alltag sinnvoll nutzen

Diesen Prompt kannst du direkt verwenden:

Entwirf für zwei Erwachsene einen entspannten Tagesausflug nach Leipzig an einem Samstag im Mai. Wir möchten Architektur, eine längere Mittagspause und höchstens drei feste Programmpunkte. Plane ohne Buchung und ohne Preisangaben. Ordne die Ideen nach sinnvoller Nähe und nenne für jeden Punkt: warum er passt, welche aktuelle Angabe ich vorab auf einer offiziellen Seite prüfen muss, welche Quelle dafür zuständig wäre und welche wetterunabhängige Alternative es gibt. Kennzeichne Annahmen klar und erfinde keine Öffnungszeiten, Verbindungen oder Verfügbarkeiten.

Das Ergebnis ist absichtlich noch kein Reiseplan. Es ist ein Entwurf mit Prüfauftrag. Wenn die KI mit Websuche arbeitet, öffne die angezeigten Quellen selbst: OpenAI weist ausdrücklich darauf hin, dass Suchergebnisse und Zitate unvollständig, veraltet oder falsch sein können und dass bei wichtigen Angaben eine autoritative Quelle maßgeblich ist. 49

Mehr Orientierung für diese Arbeitsteilung findest du auch bei KI im Alltag sinnvoll nutzen.

2. Mache aus jedem Vorschlag einen prüfbaren Datensatz

Notiere zu jedem Punkt nicht bloß den Namen. Halte stattdessen fest, was du dort tun willst, welche Tatsache dafür stimmen muss und wo du sie prüfst. Bei einem Museum wäre das etwa der gewünschte Besuchszeitraum, der letzte Einlass, die offizielle Betreiberseite und eine Alternative für den Fall einer Schließung. Bei einer Bahnverbindung wären es der Reisetag, die konkrete Abfahrtszeit, die Seite oder App des Verkehrsunternehmens und ein zeitlicher Puffer.

Gib jedem Eintrag einen sichtbaren Status: Idee, offizielle Prüfung offen oder bestätigt am Reisetag geprüft. Das ist wichtiger als eine schön formulierte Liste. Ein Punkt mit offenem Status darf im Plan stehen, aber nicht als feste Zusage behandelt werden.

3. Prüfe in einer festen Reihenfolge

Prüfe zuerst, was andere Punkte blockiert. Das sind typischerweise Anreise, Zugangsvoraussetzungen und zeitgebundene Besuche. Danach folgen Eintritt und Rückweg. Restaurants, Spaziergänge und optionale Stopps prüfst du zuletzt, weil sie meist leichter ersetzbar sind.

Arbeite dabei so:

1. Öffne die eigene Website oder den offiziellen Buchungskanal des Ortes. Suche nach der aktuellen Seite zu Besuch, Tickets oder Anreise.
2. Lies nicht nur die große Preiszahl. Prüfe Gültigkeit, Zeitpunkt, Ermäßigung, Nebenkosten und Bedingungen. Wenn etwas unklar bleibt, markiere den Punkt als offen statt zu raten.
3. Öffne beim Verkehrsmittel die Auskunft des Betreibers am selben Tag erneut. Ein KI-Entwurf kann die Reihenfolge vorschlagen, aber keine spätere Störung auffangen.
4. Gleiche bei Auslandsreisen Einreise-, Sicherheits- und Gesundheitsinformationen mit den zuständigen Stellen ab. Das Auswärtige Amt bündelt dafür Reise- und Sicherheitshinweise sowie aktuelle Reisewarnungen. 51
5. Prüfe erst danach, ob dein Zeitplan noch realistisch ist. Verschiebe oder streiche lieber einen Stopp, als alle Übergänge auf Kante zu planen.

Welche Quelle zählt bei welcher Frage?

Die beste Quelle ist nicht immer die zuerst gefundene. Für aktuelle Leistungsdaten zählt die Stelle, die den Ort oder die Fahrt betreibt. Ein Karteneintrag, eine Bewertungsseite oder ein Blog kann dich hinführen, bestätigt aber weder einen heutigen Einlass noch einen Tarif.

Bei Flugproblemen hilft eine offizielle Stelle auch deshalb mehr als eine pauschale KI-Antwort: Die EU erläutert den Anwendungsbereich von Fluggastrechten und nennt Bedingungen, unter denen Unterstützung, Erstattung oder Entschädigung greifen können. Ob das auf eine konkrete Reise passt, hängt vom Einzelfall ab. 52

Wenn zwei Quellen widersprechen, gewinnt nicht die schönere Antwort und auch nicht die Mehrheit. Prüfe, ob die Betreiberseite ein Aktualisierungsdatum, einen Hinweis auf Feiertage oder eine direkte Kontaktmöglichkeit hat. Bleibt der Widerspruch bestehen, plane eine Alternative ein oder frage beim Betreiber nach.

Eine kompakte Planungsschablone für den Tag

Dein finaler Tagesplan sollte nicht aus langen Fließtexten bestehen. Baue für jeden festen Punkt einen kurzen Eintrag mit diesen Feldern:

Passend dazu: Dokumente mit KI zusammenfassen

• Vorhaben: Was willst du dort tun?
• Zeitfenster: Wann möchtest du dort sein, einschließlich eines realistischen Puffers?
• Bestätigte Tatsache: Welche Öffnung, Verbindung oder Bedingung hast du tatsächlich geprüft?
• Maßgebliche Quelle: Betreiber, Verkehrsunternehmen oder Behörde.
• Prüfzeitpunkt: Wann hast du die Angabe zuletzt kontrolliert?
• Plan B: Was machst du bei Schließung, Regen, Verspätung oder ausverkauftem Zugang?

Diese Schablone zwingt dich nicht zu einer starren Route. Sie macht Unsicherheit sichtbar. Wenn du später offizielle Hinweise oder Bestätigungs-E-Mails in einer Notiz bündelst, kann KI beim Verdichten helfen. Die ursprüngliche Quelle und ihr Stand sollten dabei erhalten bleiben; dazu passt der Beitrag Dokumente mit KI zusammenfassen.

So wird aus dem Entwurf ein belastbarer Tagesplan

Stell dir vor, die KI hat für den Tagesausflug drei Programmpunkte, einen Spaziergang und eine Mittagspause vorgeschlagen. Übernimm nicht die gesamte Liste. Nimm zunächst nur den Punkt mit dem engsten Zeitfenster. Prüfe ihn beim Betreiber. Danach prüfst du die Hin- und Rückfahrt beim Verkehrsunternehmen. Erst dann legst du die beiden flexiblen Punkte davor oder danach.

Der Spaziergang ist ideal als Puffer, die Mittagspause als verschiebbarer Block und ein weiterer Ort als Ersatz. So kann eine verspätete Anreise den Tag verändern, ohne dass der gesamte Plan zerbricht. KI kann dir dafür eine „Wenn-dann“-Version schreiben: Wenn der feste Besuch ausfällt, folgt die wetterunabhängige Alternative; wenn die Anreise später wird, entfällt der optionale Stopp. Die Auslöser und die tatsächlichen Zeiten bestimmst aber du nach dem Faktencheck.

Verzichte bewusst darauf, KI für dich buchen zu lassen oder eine Buchung allein aus einem Chat heraus als abgeschlossen anzusehen. Eine Reservierung ist erst dann real, wenn du den vollständigen Vorgang beim Anbieter abgeschlossen hast und dessen Bestätigung vorliegt.

Standort und persönliche Daten sparsam einsetzen

Für eine gute Reiseidee brauchst du selten eine genaue Live-Position, Passdaten, Buchungsnummern oder vollständige Kontaktangaben. Beschreibe lieber Stadt, Zeitraum, Interessen und Mobilitätswünsche grob. Wenn du einen KI-Dienst mit Websuche verwendest, prüfe dessen Standortfreigabe bewusst: Bei ChatGPT ist die präzise Standortfreigabe optional; lokale Ergebnisse können auch auf einer ungefähren Standortbestimmung beruhen. 49

Schicke keine Dokumentfotos, Zugangsdaten oder Daten von Mitreisenden in einen Chat, nur damit eine Route bequemer wird. Teile bei einer gemeinsamen Planung außerdem nur Informationen, die alle Beteiligten sehen dürfen. Für verbindliche Rückfragen an Unterkunft, Airline oder Veranstalter nutze deren offiziellen Kontaktweg.

Häufige Fragen

Kann KI aktuelle Preise und Öffnungszeiten zuverlässig nennen?

Sie kann Hinweise liefern und Quellen verlinken, aber das genügt nicht als Bestätigung. Preise, Einlassregeln und Zeiten ändern sich. Öffne deshalb vor der Entscheidung die offizielle Seite des jeweiligen Betreibers und prüfe den konkreten Termin.

Reicht eine Karte als Routenprüfung?

Eine Karte ist gut für Entfernungen und die Reihenfolge von Orten. Für eine konkrete Fahrt am Reisetag brauchst du zusätzlich die aktuelle Auskunft des Verkehrsunternehmens. Bei Fußwegen lohnt ein Blick auf die tatsächlichen Übergänge, nicht nur auf die Luftlinie.

Was sollte ich bei einer Auslandsreise zusätzlich prüfen?

Nutze KI höchstens als Fragenliste. Prüfe Einreise, Sicherheit und notwendige Dokumente anschließend bei den zuständigen amtlichen Quellen. Reise- und Sicherheitshinweise können sich ändern; der Plan braucht deshalb vor Abreise einen letzten Faktencheck. 51

Fazit: Der beste KI-Plan ist ein Plan mit klaren Grenzen

Reiseideen mit KI planen funktioniert besonders gut, wenn du zuerst breit denkst und danach konsequent bestätigst. Lass dir Auswahl, Reihenfolge, Alternativen und eine Pack- oder Tagesstruktur vorschlagen. Übernimm dagegen keine zeitkritische oder kostenrelevante Aussage ohne Prüfung beim verantwortlichen Anbieter.

So bleibt KI ein hilfreicher Start für deine Reise, während Öffnungszeiten, Preise und Wege dort verifiziert werden, wo sie tatsächlich entschieden werden.

Eine KI kann lange Texte gut strukturieren. Das ist aber kein Grund, einen Originaltext ungeprüft in einen Chat zu kopieren. Entscheidend ist nicht, ob du nur eine kurze Antwort erwartest, sondern welches Material du an den Dienst übermittelst.

Dieser Ablauf ist bewusst eng: Du verwendest nur neutrale, öffentlich veröffentlichte Inhalte ohne personenbezogene Details oder vollständig synthetische Texte. Private Geschäftsunterlagen, Gesundheitsdaten und rechtliche Unterlagen bleiben vollständig außerhalb dieses Workflows – auch dann, wenn einzelne Namen bereits ersetzt wurden. Das BSI weist bei generativer KI auf neue und verstärkte IT-Sicherheitsrisiken hin; Schutzmaßnahmen und eine risikobewusste Arbeitsweise gehören deshalb zum Einsatz dazu. 53

Der Artikel ist eine praktische Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Er entscheidet nicht darüber, ob ein bestimmter KI-Dienst oder eine konkrete Verarbeitung zulässig ist.

Wähle zuerst das richtige Material

Stelle dir vor dem Öffnen eines KI-Tools genau eine Frage: Kann dieser Text außerhalb meines Geräts stehen, ohne dass eine Person, ein nicht veröffentlichter Vorgang oder ein vertrauliches Geschäft erkennbar wird?

Für diesen Artikel gibt es nur zwei geeignete Ausgangsarten:

• Ein bereits öffentlich veröffentlichter, sachlicher Text, in dem keine personenbezogenen oder vertraulichen Details stehen und dem du nichts Internes hinzufügst.
• Ein vollständig synthetischer Text, den du neu formulierst, ohne ihn aus einem echten Fall, einer Datei oder einem Gespräch abzuleiten.

Nicht geeignet sind zum Beispiel E-Mails, Gesprächsnotizen, Verträge, Bewerbungen, Kundenlisten, Supportfälle, Personalunterlagen, Konto- oder Rechnungsdaten, Arztbriefe, Befunde, Schriftsätze und Unterlagen zu laufenden Rechtsangelegenheiten. Sie werden nicht hochgeladen und auch nicht erst im Chat „bereinigt“.

Auch ein öffentlich zugänglicher Text ist nicht automatisch ein guter Prompt. Enthält er Namen, konkrete Kontaktangaben oder sehr detaillierte Lebensumstände, nimm stattdessen einen neutralen öffentlichen Abschnitt ohne diese Angaben – oder nutze einen synthetischen Übungstext.

Warum „Namen entfernen“ nicht ausreicht

Einen Namen durch „Person A“ zu ersetzen, ist Pseudonymisierung, nicht automatisch Anonymisierung. Die übrigen Angaben können eine Person weiterhin erkennbar machen: etwa ein seltenes Ereignis, ein genauer Ort, ein Datum, eine Funktion, eine besondere Kombination von Merkmalen oder ein Aktenzeichen.

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Die BfDI betont für Datenbestände ausdrücklich, dass das bloße Entfernen oder Ersetzen von Namen grundsätzlich nicht genügt. Auch Merkmalskombinationen, die eine Identifizierung ermöglichen können, müssen berücksichtigt werden. Zudem gibt es kein Verfahren, das unabhängig vom konkreten Material zuverlässig Anonymität erzeugt. 54

Für deinen Alltag heißt das: Behandle Pseudonymisierung nicht als Upload-Freigabe. Wenn ein Text einmal privat, geschäftlich vertraulich, gesundheitlich oder rechtlich sensibel war, verwende ihn nicht als Grundlage für einen externen KI-Chat. Schreibe lieber einen neuen, rein sachlichen Ersatztext – oder verzichte auf die externe KI.

Der Europäische Datenschutzausschuss behandelt Pseudonymisierung in eigenen Leitlinien. Das unterstreicht: Sie ist eine eigenständige Schutzmaßnahme und kein Synonym für Anonymisierung. 55

Der sichere Workflow: vom Material zur Zusammenfassung

1. Stopp bei ungeeignetem Original

Liegt dir eine private oder interne Datei vor, kopierst du daraus nichts in einen externen Dienst – weder den Volltext noch einzelne Absätze, Screenshots, Tabellen oder Dateinamen. Auch Kommentare, Änderungsverfolgungen, Kopfzeilen und Links können mehr verraten, als im Fließtext sichtbar ist.

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2. Schreibe einen unabhängigen Ersatztext

Wenn du nur die Form einer Zusammenfassung üben möchtest, formuliere ein neues, abstraktes Material. Es darf keine echten Personen, Unternehmen, Vorgänge, Orte, Termine, Kennzeichen oder Zahlenkombinationen aus dem Original übernehmen. Der Ersatztext beschreibt nur die allgemeine Aufgabe, nicht den realen Fall.

Das ist mehr als Kosmetik: Voll synthetische Daten entstehen ohne Bezug zu konkreten Personen. Die BfDI nennt sie für Tests eine geeignete Alternative, weil sie gezielt nach Regeln oder Mustern erstellt werden können. 54

3. Prüfe den Ersatztext vor dem Einfügen

Lies den Text einmal nur mit der Frage „Was könnte jemanden oder etwas Reales identifizieren?“. Streiche alles, was nicht für die gewünschte Zusammenfassung nötig ist. Dazu gehören insbesondere:

• Namen, Signaturen, Nutzernamen und Initialen
• E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adressen und Links mit Zugangsmerkmalen
• Kunden-, Personal-, Vertrags-, Konto-, Fall- und Aktennummern
• konkrete Zeit-Ort-Kombinationen, seltene Rollen und individuelle Ereignisabläufe
• technische Kennungen, Dateinamen, Screenshots und Metadaten

Wenn du bei einer Angabe zögerst, ist sie für diesen externen Workflow nicht geeignet. Ersetze nicht das Detail, sondern entferne den ganzen Bezug und schreibe den Satz neu.

4. Gib der KI einen engen Auftrag

Ein guter Prompt begrenzt nicht nur die Länge, sondern auch die erlaubte Arbeitsweise: Die KI soll ausschließlich den vorliegenden Text ordnen und fehlende Informationen sichtbar lassen. So sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass sie aus einer knappen Vorlage scheinbar plausible Zusatzdetails macht.

5. Prüfe die Antwort wie einen Entwurf

Vergleiche jede Kernaussage mit deinem sicheren Ausgangstext. Entferne Aussagen, die dort nicht stehen, und formuliere unklare Stellen selbst nach. Eine KI-Antwort ist keine Quelle und kein Ersatz für eine fachliche Prüfung.

Kopierfertige Vorlage mit einem vollständig synthetischen Übungstext

Diese Vorlage kannst du unverändert in ein KI-Tool einfügen. Der Text enthält bewusst keine Angaben zu realen Personen, Organisationen oder Vorgängen.

Fasse ausschließlich den folgenden vollständig synthetischen Übungstext zusammen.

Gib eine kurze Überschrift und genau drei Stichpunkte aus. Nutze nur Aussagen aus dem Text. Ergänze keine Hintergründe, Beispiele, Empfehlungen oder Vermutungen. Wenn eine Information nicht im Text steht, nenne sie nicht.

Text:
Ein Merkblatt beschreibt eine allgemeine Schreibaufgabe. Zuerst wird ein vorhandener Text auf seine Kernfrage reduziert. Danach werden Aussagen nach ihrem Thema geordnet. Zum Schluss wird geprüft, ob die Zusammenfassung neue Behauptungen enthält. Die Ausgabe soll kurz, verständlich und neutral sein.

Eine passende Antwort würde die Kernfrage, das Ordnen der Aussagen und die Schlussprüfung wiedergeben. Sie würde zum Beispiel keinen Anlass, keine beteiligte Person und kein Ergebnis erfinden, weil diese Informationen im Übungstext nicht vorkommen.

Nutze dieselbe Struktur auch bei einem neutralen öffentlichen Text: Erst die erlaubte Ausgabeform festlegen, dann die KI auf den vorliegenden Inhalt beschränken und schließlich jeden Punkt gegen den Ausgangstext prüfen.

Vier Fragen vor dem Absenden

Sende den Prompt nur ab, wenn du alle vier Fragen mit Ja beantworten kannst:

1. Ist der Text entweder neutral veröffentlicht und frei von personenbezogenen Details oder vollständig synthetisch?
2. Enthält er keine privaten Geschäfts-, Gesundheits- oder Rechtsdaten?
3. Enthält er keine Kennungen, Metadaten, Bilder oder Kontextdetails, die einen echten Fall rekonstruierbar machen?
4. Kannst du jede erwartete Zusammenfassung allein aus diesem Text überprüfen?

Ein Nein genügt, um nicht hochzuladen. Suche dann nicht nach einer besseren Umschreibung des Originals. Nutze stattdessen einen intern freigegebenen Prozess oder erledige die Zusammenfassung ohne externen KI-Dienst.

Wenn ein internes Dokument wirklich zusammengefasst werden muss

Dann ist diese Vorlage absichtlich nicht die Lösung. Kläre zunächst innerhalb deiner Organisation, welches Verfahren dafür vorgesehen ist, wer den Dienst freigegeben hat und welche Schutzmaßnahmen gelten. Ein vertrauliches Original in einen frei gewählten Chat zu kopieren, bleibt keine sichere Abkürzung.

Für private Unterlagen gilt derselbe Grundsatz: Brauchst du den Inhalt für eine Entscheidung zu Gesundheit, Recht oder Geld, nutze die Originalquelle und zuständige Fachleute statt einer externen KI-Zusammenfassung.

Was bleibt bei veröffentlichten Texten zu beachten?

Öffentlich verfügbar bedeutet nicht, dass du jedes Detail weiterverarbeiten solltest. Beschränke dich auf den neutralen Ausschnitt, den du wirklich zusammenfassen willst. Übernimm keine zusätzlichen Informationen aus privaten Nachrichten, Notizen oder Hintergrundwissen.

So bleibt die Trennung klar: Der KI-Chat erhält nur Material, das für diese Aufgabe bestimmt ist. Alles andere bleibt lokal und außerhalb des Prompts.

Eine gute Struktur muss nicht groß sein. Sie soll drei Fragen sofort beantworten: Wo gehört diese Datei hin? Welche Fassung ist die richtige? Wer hält den Bereich ordentlich? Dieser Entwurf trennt bewusst Orientierung, Arbeitsablauf und Zugriffsrechte. Ein Ordnername schafft nämlich keine Sicherheit.

Die Grundregel: Arbeit zuerst, Personen und Programme danach

Sortiere gemeinsame Dateien nach dem, was das Team damit tut: Projekte bearbeiten, wiederkehrende Aufgaben erledigen, Vorlagen verwenden oder Ergebnisse nachschlagen. Ein persönlicher Name, ein einzelnes Tool oder ein loses „Sonstiges“ ist dafür kein guter oberster Ordner. Sobald sich Rollen oder Programme ändern, würde die Struktur sonst wieder nicht mehr passen.

Lege persönliche Entwürfe erst dann in die gemeinsame Ablage, wenn andere sie finden, mitbearbeiten oder darauf aufbauen müssen. So bleibt der Team-Speicher ein Arbeitsort statt eines zweiten privaten Desktops.

Eine schlanke Startstruktur zum Kopieren

Starte mit wenigen Bereichen und bleibe höchstens eine weitere Ebene darunter konkret. Diese Struktur passt für viele kleine Teams und kann in jedem gängigen Cloud-Speicher angelegt werden:

00_Team-Start
  01_Ablage-Regeln
  02_Entscheidungen
01_Projekte
  PRJ-2026-Website-Startseite
    01_Briefing
    02_Arbeitsstand
    03_Freigabe
    04_Uebergabe
02_Laufende-Arbeit
  01_Prozesse
  02_Material
03_Vorlagen
99_Archiv

Die Ziffern stabilisieren die Reihenfolge, auch wenn der Speicher alphabetisch sortiert. 00_Team-Start ist die Landkarte: Dort liegen die Regeln und Entscheidungen, nicht die täglichen Arbeitsdateien. 01_Projekte enthält nur Vorhaben mit Anfang und Ende. Wiederkehrende Unterlagen gehören in 02_Laufende-Arbeit. In 99_Archiv landen abgeschlossene Projekte schreibgeschützt oder mit deutlich eingeschränktem Bearbeitungszugriff, wenn das zu eurem Ablauf passt.

Erstelle nicht vorsorglich zwanzig Projektordner. Lege einen neuen Projektordner erst an, wenn die Arbeit beginnt. Hat ein Ordner über längere Zeit keinen eindeutigen Zweck, verschiebe seinen Inhalt nicht reflexhaft: Kläre erst mit der fachlich zuständigen Person, ob er noch gebraucht wird.

Die Arbeitsvereinbarung macht die Struktur nutzbar

Ordner funktionieren nur, wenn alle dieselben kleinen Regeln kennen. Speichere deshalb in 00_Team-Start/01_Ablage-Regeln ein kurzes Dokument. Es ist kein Handbuch für jedes Detail, sondern die verbindliche Antwort auf wiederkehrende Ablagefragen.

Passend dazu: KI im kleinen Team einführen

Originalvorlage für eure Ablage-Regeln

Ablage-Regeln
Gültig ab: 19.10.2026

Zweck
Die gemeinsame Ablage enthält Dateien, die das Team gemeinsam finden, bearbeiten oder nachvollziehen muss.

Ein Ort
Jede Arbeitsdatei hat einen produktiven Ablageort. Verweise werden geteilt, nicht zusätzliche Kopien.

Projektstart
Jedes neue Projekt beginnt mit Briefing, Arbeitsstand, Freigabe und Übergabe.

Dateistatus
Entwurf ist noch nicht teamrelevant. Arbeitsstand ist die aktuelle gemeinsame Datei. Freigabe bezeichnet eine bewusst bereitgestellte Fassung. Archiv bezeichnet abgeschlossene Inhalte.

Verantwortung
Die fachlich zuständige Person hält den jeweiligen Bereich verständlich. Das bedeutet nicht, dass nur diese Person Zugriff erhält.

Zugriffe
Zugriffe werden über passende Rollen oder Gruppen vergeben. Ein Ordnername wie Vertraulich ersetzt keine Berechtigung.

Aufräumen
Abgeschlossene Projekte werden in das Archiv verschoben. Freigabelinks und Bearbeitungsrechte werden dabei geprüft.

Ergänze bei Bedarf nur Regeln, die ihr tatsächlich anwenden wollt. Ein Satz wie „Dateien müssen immer ordentlich sein“ hilft nicht. Die Regel „Die aktuelle gemeinsame Datei trägt den Status Arbeitsstand und liegt in genau einem Projektordner“ dagegen lässt sich im Alltag prüfen.

Wenn ihr parallel KI im kleinen Team einführen wollt, trennt auch dort Ergebnis, Quelle und Verantwortung: Ein KI-Entwurf kann im Projektordner liegen, aber die geprüfte Arbeitsfassung bleibt klar als solche bezeichnet.

Jede Datei hat einen klaren Arbeitsstand

Vermeide Namen wie final, final-neu oder wirklich-final. Sie sagen nichts darüber aus, ob die Datei noch bearbeitet wird oder wofür sie gedacht ist. Nutze stattdessen ein festes Muster aus Datum, Thema und Status.

Ein Namensmuster, das ohne Rätsel auskommt

Für eine gemeinsam bearbeitete Datei genügt zum Beispiel:

2026-10-19_Redaktionsplan_Arbeitsstand.docx

Eine bewusst ausgegebene Momentaufnahme kann so heißen:

2026-10-19_Redaktionsplan_Freigabe-v01.pdf

Das Datum steht vorne, damit Dateien in zeitlicher Reihenfolge erscheinen. Das Thema benennt den Inhalt. Der Status macht die Verwendung klar. Die Versionsnummer brauchst du vor allem bei festen Ausgaben, etwa einer PDF-Freigabe oder einem Dokument, das außerhalb des Teams weitergegeben wird. Für die laufende Bearbeitung bleibt eine zentrale Datei besser als eine Kette manueller Versionskopien.

Schreibe keine Zugangsdaten, privaten Informationen oder vermeintlich geheimen Details in Datei- oder Ordnernamen. Namen helfen beim Finden; sie begrenzen keinen Zugriff. Wer den übergeordneten Bereich oder einen Freigabelink sehen darf, kann unter Umständen auch den Namen sehen.

Zuständigkeit sichtbar, aber nicht als Zugriffsersatz

Für jeden oberen Bereich genügt ein klarer Satz in den Ablage-Regeln oder im Entscheidungsdokument. Zum Beispiel: „Für 01_Projekte pflegt die jeweilige Projektleitung die Projektordner; Bearbeitungszugriff erhält die Projektgruppe.“

Damit ist klar, wer bei Unordnung entscheidet. Die zuständige Person muss aber nicht alleinige Besitzerin jeder Datei sein und sollte nicht zur Sammelstelle für alle Anfragen werden. Ihre Aufgabe ist, die Regel anzuwenden, überholte Ordner zu erkennen und bei Projektende den Zugriff prüfen zu lassen.

Zugriffsrechte: Rollen vergeben, Ausnahmen klein halten

Plane Rechte getrennt von der Ordnerstruktur. „Vertraulich“ im Ordnernamen informiert Menschen, verhindert aber keinen Zugriff. Schutz entsteht durch die Berechtigung im verwendeten Dienst, durch ein abgesichertes Konto und durch die Entscheidung, wer welche Datei wirklich benötigt.

Für den Anfang reichen meist drei Rollen:

Vergib diese Rollen möglichst als Gruppe und nicht einzeln für jede Datei. In SharePoint empfiehlt Microsoft, die eingebauten SharePoint-Gruppen zu verwenden und Berechtigungen einer Teamwebsite über die zugehörige Microsoft-365-Gruppe zu verwalten. Eigene Berechtigungen für einzelne Ordner oder Dateien sind möglich, sollen aber die begründete Ausnahme bleiben; sie unterbrechen die Vererbung und machen die Pflege schwieriger. 64

Bei OneDrive und SharePoint können Besitzende im Bereich für die Zugriffsverwaltung direkte Zugriffe, Personenlinks und Freigabelinks prüfen, ändern oder entfernen. Für einen vorhandenen Freigabelink lässt sich die Berechtigungsart laut Microsoft nicht einfach von Bearbeiten auf Anzeigen umstellen; der Link muss entfernt und neu mit der gewünschten Berechtigung erstellt werden. 63

So prüfst du eine Freigabe vor dem Absenden

1. Teile nur die Datei oder den kleinen Ordner, den die Person tatsächlich braucht.
2. Wähle Anzeigen statt Bearbeiten, wenn keine Änderungen nötig sind.
3. Prüfe, ob die Person bereits über eine Gruppe oder einen übergeordneten Bereich Zugriff hat.
4. Setze, wenn der Dienst es anbietet und der Anlass zeitlich begrenzt ist, ein Ablaufdatum.
5. Notiere eine besondere Ausnahme kurz im Entscheidungsdokument, damit sie nicht unsichtbar bleibt.

Das BSI weist darauf hin, dass jede Person mit Kenntnis eines Freigabelinks darauf zugreifen kann und sich Zugriffe über solche Links häufig nur schwer zuordnen lassen. Für schützenswerte Daten sollen Links nach Möglichkeit nicht verwendet werden; Freigaben sollen spezifisch und möglichst zeitlich begrenzt sein. 65

Sichere außerdem die Konten, die auf den Speicher zugreifen, mit einem starken individuellen Kennwort und, sofern verfügbar, Zwei-Faktor-Authentisierung. Das BSI empfiehlt die zusätzliche Anmeldung ausdrücklich, weil ein kompromittiertes Konto sonst den Zugriff auf die darin erreichbaren Cloud-Daten eröffnen kann. 65

Wenn externe Personen oder personenbezogene Daten betroffen sind, kläre vor der Freigabe die bei euch geltenden Vertrags-, Datenschutz- und Zuständigkeitsregeln. Die Ordnerstruktur kann diese Prüfung nicht ersetzen.

Versionen nutzen, statt Kopien zu stapeln

Viele Cloud-Speicher führen einen Versionsverlauf. In SharePoint-Bibliotheken ist die Versionsverwaltung laut Microsoft standardmäßig aktiviert; ob sie in eurer konkreten Bibliothek verfügbar ist und wie viele Versionen erhalten bleiben, solltet ihr trotzdem prüfen, bevor ihr euch darauf verlasst. Frühere Versionen lassen sich dort über den Versionsverlauf anzeigen, wiederherstellen oder – abhängig von Berechtigungen und Einstellungen – löschen. 66

Für die tägliche Arbeit ist diese Reihenfolge robust:

1. Lege die gemeinsame Arbeitsdatei direkt an ihrem endgültigen Projektort an.
2. Bearbeitet diese Datei gemeinsam oder nacheinander, statt Kopien per E-Mail hin- und herzuschicken.
3. Erzeuge eine benannte Freigabe-Datei nur dann, wenn ein festes Ergebnis weitergegeben oder dokumentiert werden soll.
4. Prüfe vor einer Wiederherstellung im Versionsverlauf, welche Fassung zurückkommt und ob seitdem weitere Änderungen entstanden sind.

Fehlt der Versionsverlauf, löst nicht sofort eine Sammlung von Dateien mit laufenden Versionsnummern das Problem. Klärt erst, ob die Funktion im Speicher aktiviert werden kann und wer eine Wiederherstellung verantwortet. Manuelle Versionsnummern ergänzen den Ablauf bei Ausgaben, ersetzen aber keinen nachvollziehbaren Bearbeitungsprozess.

So führst du die Struktur ohne Datenumzug ein

Dieser Plan verschiebt keine vorhandenen Dateien automatisiert. Das ist Absicht: Bei einer Ablage können Umzüge Berechtigungen, Verweise oder Zuständigkeiten verändern. Beginne deshalb an einem klaren Stichtag mit neuen Projekten und neuen gemeinsamen Dateien.

Passend dazu: Besprechungsnotizen mit KI ordnen

Lege zuerst die Grundstruktur und die Ablage-Regeln an. Wähle dann ein laufendes, überschaubares Projekt und wende die vier Projektordner dort an. Bestimmt die zuständige Person, legt die Projektgruppe fest und prüft mit einer unkritischen Testdatei, ob Bearbeitende tatsächlich bearbeiten und Lesende nur lesen können. Teile für diesen Test keine echten vertraulichen Inhalte und keine Zugangsdaten.

Alte Inhalte sortiert ihr nur anlassbezogen: Wenn eine Datei wieder gebraucht wird, entscheidet ihr, ob sie am alten Ort als Archiv bleibt oder nach kurzer Rechteprüfung manuell in die neue Struktur gehört. Der Link zur maßgeblichen Datei ist wichtiger als eine zweite Kopie.

Für wiederkehrende Protokolle lohnt eine ergänzende Regel. Wer Besprechungsnotizen mit KI ordnen möchte, sollte die geprüfte Notiz im passenden Projekt- oder Arbeitsordner speichern und deutlich von einem unkontrollierten Rohentwurf unterscheiden.

Der kurze Regeltermin hält die Ablage verlässlich

Plant in einem festen Rhythmus einen kurzen Blick auf aktive Projekte. Es genügt, diese Punkte durchzugehen:

• Liegt der aktuelle Arbeitsstand an genau einem Ort?
• Sind abgeschlossene Projekte ins Archiv verschoben oder klar beendet?
• Haben ausgeschiedene oder nicht mehr beteiligte Personen keinen unnötigen Bearbeitungszugriff mehr?
• Gibt es Freigabelinks, die entfernt oder zeitlich begrenzt werden sollten?
• Haben einzelne Dateien oder Ordner eigene Rechte, die niemand mehr erklären kann?
• Ist klar, welche Person den Bereich fachlich pflegt?

Der Termin ist kein Misstrauensvotum. Er verhindert, dass bequeme Ausnahmen dauerhaft werden. Gerade Freigabelinks und Einzelrechte brauchen Aufmerksamkeit, weil sie nicht aus dem Ordnernamen ersichtlich sind. 63

Häufige Fragen

Soll jede Person einen eigenen Ordner bekommen?

Für persönliche Arbeitsentwürfe kann ein eigener Bereich sinnvoll sein. Die gemeinsame Ablage sollte aber nicht nach Personen aufgebaut sein. Sonst muss jede neue Kollegin oder jeder neue Kollege erst wissen, wer etwas angelegt hat, statt nach Projekt oder Aufgabe suchen zu können.

Wann sind eigene Rechte für einen Unterordner sinnvoll?

Dann, wenn sich der erforderliche Personenkreis wirklich vom übergeordneten Bereich unterscheidet, etwa bei einem begrenzten Projekt. Halte die Ausnahme klein, benenne ihre zuständige Person und überprüfe sie beim Abschluss. In SharePoint werden bei eigenen Berechtigungen Vererbungen unterbrochen; spätere Änderungen am übergeordneten Element wirken dann nicht automatisch auf dieses Element. 64

Reicht ein Ordner namens „Vertraulich“?

Nein. Der Name kann eine Warnung sein, aber keine Zugangskontrolle. Prüfe die tatsächlichen Berechtigungen, teile nur notwendige Inhalte, vermeide bei schützenswerten Daten allgemeine Links und sichere die verwendeten Konten zusätzlich ab. 65

Eine aufgeräumte gemeinsame Ablage entsteht nicht durch einmaliges Umsortieren. Sie entsteht, wenn neue Arbeit ab heute an einem klaren Ort beginnt, ihre Fassung erkennbar ist und Zugriffe regelmäßig zum tatsächlichen Bedarf passen.

Stand: 19. Oktober 2026. Generative KI kann im kleinen Team beim Strukturieren, Umformulieren und Entwerfen helfen. Ohne gemeinsame Grenzen entsteht aber schnell ein Mix aus privaten Konten, ungeprüften Texten und Eingaben, die dort nicht hingehören. Eine kurze Policy ist deshalb kein Bürokratieprojekt. Sie entscheidet vor dem ersten Prompt, welche Aufgabe, welche Daten und welche Freigabe erlaubt sind.

Das BSI ordnet seine Publikation zu generativen KI-Modellen ausdrücklich als Grundlage für eine systematische Risikoanalyse ein. Für ein kleines Team bedeutet das nicht, ein großes Managementsystem nachzubauen. Es genügt, die vorhersehbaren Risiken für den eigenen Arbeitsalltag sichtbar zu machen und Regeln daran auszurichten. 67

Die folgende Vorlage ist eine betriebliche Arbeitsregel, keine rechtliche Einzelfallbewertung. Wenn ihr Daten von Kundinnen und Kunden, Beschäftigten oder Vertragspartnern verarbeitet, prüft zusätzlich eure eigenen Verträge, internen Vorgaben und Zuständigkeiten.

Vor dem Pilot: Daten sichtbar machen

Bevor ein Team KI mit Dateien, Chats oder internen Wissensquellen verbindet, müssen Zugriffsrechte aufgeräumt sein. Ein KI-System kann nur so sorgfältig arbeiten wie die Rechte, die es erhält. Wenn Menschen zu viele Dateien sehen können, kann ein Assistent diese Sichtbarkeit nicht sinnvoll reparieren. Dazu passt der Schritt: Gemeinsame Dateien im Team ordnen.

Passend dazu: Gemeinsame Dateien im Team ordnen

Drei Arbeitsklassen statt langer Verbotsliste

Nutzt für den Einstieg eine einfache Einteilung. Sie ist absichtlich streng: Im Zweifel landet eine Eingabe in der höheren Schutzklasse.

• Grün – freigegeben: Öffentlich verfügbare oder bewusst veröffentlichungsreife Informationen. Beispiele sind ein bereits publizierter Website-Text, ein allgemeines Briefing ohne Namen oder eine neutrale Gliederung. Diese Inhalte dürfen in das freigegebene Werkzeug.
• Gelb – intern: Arbeitsstände ohne vertrauliche Details, etwa eine anonymisierte Themenliste oder ein abstrahierter Prozess. Gelb ist nur zulässig, wenn die verantwortliche Person den konkreten Workspace, die Datenverwendung und die verbundenen Funktionen zuvor geprüft und freigegeben hat.
• Rot – nicht eingeben: Personenbezug, Kundendaten, Zugangsdaten, Schlüssel, interne Sicherheitsinformationen, unveröffentlichte Vertrags- oder Finanzdetails sowie Inhalte, durch deren Kombination Personen oder Vorgänge erkennbar werden. Rot bleibt außerhalb generativer KI, bis es für einen klar abgegrenzten Fall ausdrücklich anders entschieden wurde.

Pseudonyme allein machen einen Text nicht automatisch grün. Wenn Ort, Zeitpunkt, Rolle oder seltene Details eine Zuordnung erlauben, behandelt ihr ihn weiter als rot. Kopiere auch keine API-Schlüssel, Passwörter oder vollständigen Fehlerprotokolle mit solchen Angaben in einen Chat.

Anbieterangabe ist keine Pauschalerlaubnis

Prüfe immer das konkrete Produkt, nicht nur den Markennamen. Relevant sind der gebuchte Tarif, die Art des Kontos, Administrator-Einstellungen, Aufbewahrung, Region, verbundene Dienste und wer im Team zugreifen kann.

Ein Beispiel für diese Unterscheidung: Microsoft beschreibt für Microsoft Copilot, dass Prompts, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten nicht zum Training der Basismodelle verwendet werden. Gleichzeitig verweist die Dokumentation darauf, dass Copilot mit den bestehenden Berechtigungen arbeitet und Interaktionsdaten gespeichert werden können. 69 OpenAI beschreibt für seine Business- und Enterprise-Angebote ebenfalls, dass Geschäftsdaten standardmäßig nicht zum Training verwendet werden; die zugesagten Kontrollen gelten jedoch für diese Geschäftsanwendungen, nicht automatisch für jedes private Konto oder jede Zusatzfunktion. 58

Leite daraus eine praktische Regel ab: Nur der benannte Team-Workspace ist erlaubt. Private Accounts, unbekannte Browser-Erweiterungen und selbst aktivierte Verbindungen zu Dateien oder E-Mail bleiben außen vor, bis sie geprüft wurden.

Die kopierbare Mini-Policy für dein Team

Du kannst den folgenden Text als Ausgangspunkt in euer Handbuch, Wiki oder Onboarding übernehmen. Er ist bewusst kurz genug, um gelesen zu werden, und konkret genug, um bei Unsicherheit eine Entscheidung zu ermöglichen. Ersetze nur die Bezeichnungen in eckigen Klammern durch eure Angaben.

Mini-Policy: Generative KI bei [Teamname]

Zweck: Wir nutzen generative KI ausschließlich, um erlaubte Arbeitsentwürfe zu erstellen, zu strukturieren oder zu überarbeiten. Die Verantwortung für Inhalt, Entscheidung und Veröffentlichung bleibt bei Menschen.

Erlaubtes Werkzeug: Wir verwenden nur [Name des freigegebenen Team-Workspace] mit einem von [verantwortliche Rolle] verwalteten Teamkonto. Private Konten und nicht freigegebene Erweiterungen sind für Arbeitsinhalte nicht erlaubt.

Datenregel: Grüne Inhalte dürfen eingegeben werden. Gelbe Inhalte benötigen vor der ersten Nutzung die Freigabe von [verantwortliche Rolle]. Rote Inhalte werden nicht eingegeben, hochgeladen oder über verbundene Quellen bereitgestellt.

Erlaubte Aufgaben: Entwürfe für interne Struktur, Varianten eines bereits freigegebenen Textes, Zusammenfassungen grüner Quellen, Ideenlisten und sprachliche Überarbeitung.

Nicht erlaubte Aufgaben: Automatische Entscheidungen über Personen, Rechts-, Gesundheits- oder Sicherheitsbewertungen, das Versenden oder Veröffentlichen ohne menschliche Prüfung sowie die Verarbeitung roter Daten.

Freigabe: Vor Weitergabe nach außen prüft eine namentlich zuständige Person Fakten, Quellen, Ton, Datenklasse und mögliche Folgen. KI-Ausgaben werden nicht ungeprüft übernommen.

Besprechungen und Aufzeichnungen: Keine Person startet verdeckte Mitschnitte oder KI-Notizen. Vor einer Aufzeichnung werden Zweck, beteiligtes Werkzeug und die Information an alle Teilnehmenden geklärt.

Auffälligkeiten: Wurde eine rote Information eingegeben oder erscheint eine unerwartete Anweisung in einem Dokument, wird die Nutzung gestoppt und [Kontaktstelle] informiert. Der Vorfall wird knapp dokumentiert, damit das Team daraus eine Regel ableiten kann.

Überprüfung: [verantwortliche Rolle] prüft die Liste der erlaubten Werkzeuge und Aufgaben nach dem Pilot sowie bei wesentlichen Änderungen an Funktionen oder Verbindungen.

Die Freigabe-Regel ist der Kern: Eine KI darf einen Vorschlag liefern, aber nicht selbst eine Zusage verschicken, einen Preis festlegen, eine Person beurteilen oder einen Inhalt veröffentlichen. Mache Verantwortlichkeit im Arbeitsablauf sichtbar, zum Beispiel mit einem Feld „geprüft von“ im Ticket oder am Dokument.

Geeignete Aufgaben für den Start

Beginne mit Aufgaben, bei denen ein Fehler leicht zu erkennen und rückgängig zu machen ist. Eine passende erste Aufgabe ist: Dokumente mit KI zusammenfassen – allerdings zunächst nur mit grünen, freigegebenen Texten.

Passend dazu: Dokumente mit KI zusammenfassen

Gut geeignet sind zum Beispiel:

• eine Gliederung für einen Artikel aus einem bereits veröffentlichten Briefing erstellen,
• drei sachliche Betreffzeilen für eine freigegebene Nachricht formulieren,
• eine neutrale Checkliste aus einem bestehenden öffentlichen Leitfaden ableiten,
• einen eigenen Rohtext auf Verständlichkeit prüfen und die vorgeschlagenen Änderungen bewusst einzeln übernehmen.

Noch nicht in den Pilot gehören Aufgaben, bei denen der Entwurf unmittelbar Folgen für Menschen, Geld, Sicherheit oder Rechte hat. Dazu zählen etwa Auswahlentscheidungen über Bewerbende, individuelle Rechtsauskünfte, automatische Kundenzusagen oder Bewertungen sicherheitsrelevanten Codes. Nicht weil KI dort grundsätzlich nie helfen kann, sondern weil ein kleiner Pilot zuerst eine überprüfbare Routine aufbauen soll.

Ein sicherer Prompt als Arbeitsbeispiel

Gib nicht einfach „Schreib eine E-Mail“ ein. Formuliere Aufgabe, Datenklasse und Grenze zusammen. Für einen grünen, bereits freigegebenen Infotext könnte ein Prompt so aussehen:

Erstelle aus dem folgenden veröffentlichten Text eine Gliederung mit fünf Zwischenüberschriften. Ergänze keine Fakten, Namen oder Zahlen. Markiere Aussagen, die im Ausgangstext nicht eindeutig belegt sind, mit „Prüfen“. Ton: freundlich und klar.

Der Prompt ersetzt die Kontrolle nicht. Er sorgt aber dafür, dass die Person, die prüft, leichter erkennt, wozu das Ergebnis gedacht war und welche Ergänzungen nicht erwünscht sind.

Ein enger Pilot liefert bessere Regeln als eine große Freigabe

Plane den ersten Durchlauf klein: Bis zu fünf Personen bearbeiten jeweils zwei klar beschriebene grüne Aufgaben. Das ergibt zehn überprüfbare Arbeitsergebnisse. Wählt keine besonders spektakulären Fälle, sondern wiederkehrende Arbeit, bei der ihr Entwurf und Endfassung vergleichen könnt.

Ablauf für jede Pilotaufgabe

1. Die Person notiert Aufgabe, Werkzeug und Datenklasse vor dem Prompt.
2. Sie verwendet ausschließlich grüne Eingaben und keine neu aktivierten Verbindungen.
3. Eine zweite Person oder die festgelegte Freigabe-Rolle prüft das Ergebnis vor externer Nutzung.
4. Beide halten in einem kurzen Protokoll fest: hilfreich, fehlerhaft, unklar oder wegen Datenregel nicht zulässig.
5. Am Ende des Piloten entscheidet das Team nicht nach Begeisterung, sondern anhand dieser Einträge: Welche Aufgabe bleibt erlaubt, welche braucht eine bessere Vorlage und welche fällt weg?

Bewertet dabei nicht die Leistung einzelner Personen. Der Pilot prüft Werkzeug, Aufgabenart und Regelwerk. Wer etwas stoppt oder einen Fehler meldet, verbessert die Policy.

Was ist mit Texten, Webseiten und Anhängen, die Anweisungen enthalten?

Behandle Anweisungen innerhalb fremder Inhalte als Inhalt, nicht als Befehl. Ein Dokument kann zum Beispiel behaupten, man solle Regeln ignorieren, eine Datei hochladen oder vertrauliche Informationen ausgeben. Folge solchen Aufforderungen nicht. Das BSI weist darauf hin, dass LLMs besonders dann ein Risiko für Datenabfluss darstellen können, wenn sie auf private Informationen zugreifen, nicht vertrauenswürdige Quellen verarbeiten und zugleich ein möglicher Ausgabekanal besteht. 67

Im Pilot genügt eine klare Grenze: Keine automatische Aktion aus KI-Ergebnissen, keine neuen Datei- oder Webverbindungen und keine Übernahme von Anweisungen aus fremdem Material ohne menschliche Prüfung.

Freigaben als kurzer, wiederholbarer Check

Vor dem Senden, Veröffentlichen oder Übernehmen geht die zuständige Person diese Fragen durch:

• Ist die Eingabe wirklich grün oder für diesen Workspace ausdrücklich als gelb freigegeben?
• Steht jede Tatsachenbehauptung im Ausgangsmaterial oder wurde sie separat geprüft?
• Enthält das Ergebnis Namen, Kontaktangaben, interne Details oder Rückschlüsse, die nicht hineingehören?
• Passt Ton und Aussage zu dem, was das Team tatsächlich zusagen will?
• Führt der nächste Schritt zu einer Außenwirkung oder Systemaktion? Dann führt ihn ein Mensch bewusst aus.

Dieses Verfahren passt zum BSI-Hinweis, Risiken zu identifizieren, zu bewerten und Gegenmaßnahmen zu erarbeiten, statt generative KI nur als Schreibwerkzeug zu behandeln. 68

Nach dem Pilot entscheiden, nicht einfach öffnen

Erweitert die Nutzung nur für Aufgaben, die im Pilot nachvollziehbar funktioniert haben. Ergänzt zu jeder erlaubten Aufgabe einen Satz zu Datenklasse, Freigabe und Grenzen. So wächst aus der Mini-Policy ein übersichtlicher Katalog – nicht eine Sammlung vager „KI ist erlaubt“-Aussagen.

Wenn sich ein Modell, ein Tarif, die Aufbewahrung, eine Verbindung oder die Zugriffsrechte ändern, ist das ein neuer Prüfpunkt. Dann schaut ihr wieder auf Datenklasse, Aufgabenart und menschliche Freigabe. So bleibt KI im kleinen Team ein nützliches Werkzeug, ohne dass Bequemlichkeit über Daten und Verantwortung entscheidet.

Phishing per SMS wird auch Smishing genannt. Dabei geben sich Betrügerinnen und Betrüger häufig als Paketdienst, Onlineshop, Bank oder Behörde aus. Die Nachricht soll meist dazu bringen, einen Link zu öffnen und anschließend Zugangsdaten oder Zahlungsdaten einzugeben. Das BSI nennt insbesondere angebliche Probleme bei der Paketzustellung, Sendungsverfolgungen und Zahlungsaufforderungen als typische Vorwände. 11

Die beste erste Reaktion ist deshalb schlicht: Nicht tippen, nicht antworten, nicht zurückrufen. Lass dich nicht von Formulierungen wie „heute“, „letzte Erinnerung“ oder „Konto wird gesperrt“ zu einer Schnellentscheidung drängen. Zeitdruck ist ein häufiges Mittel, um eine unüberlegte Reaktion auszulösen. 11

Das bedeutet nicht, dass jede unerwartete SMS automatisch Betrug ist. Aber die SMS selbst ist nicht der Ort, an dem du ihre Echtheit beweisen solltest. Prüfe die behauptete Angelegenheit auf einem Weg, den du selbst beginnst.

Woran du eine verdächtige SMS erkennst

Schau auf das Gesamtbild, nicht nur auf einen einzelnen Fehler. Mehrere dieser Punkte zusammen sind ein guter Grund, vorsichtig zu sein:

• Du erwartest kein Paket, hast dort kein Konto oder hast den genannten Vorgang nicht ausgelöst.
• Die Nachricht verlangt eine sofortige Aktion, droht mit einer Sperre oder lockt mit einer Erstattung.
• Du sollst dich über einen Link anmelden, eine Zahlung bestätigen oder Daten „aktualisieren“.
• Der Text enthält auffällige Schreibfehler, seltsame Zeichen oder eine unpassende Ansprache.
• Die Webadresse wirkt ungewöhnlich, ist verkürzt oder enthält eine bekannte Marke nur als Teil eines längeren Namens.

Ein bekannt aussehender Markenname in einer Internetadresse ist kein Echtheitsbeweis. Die Verbraucherzentrale weist ausdrücklich darauf hin, dass betrügerische Adressen echte Banknamen enthalten oder ihnen ähnlich sehen können. 12

Erfundenes Beispiel: „Ihre Sendung konnte nicht zugestellt werden. Zahlen Sie die Gebühr heute über diesen Link.“

Die Kombination aus unerwartetem Paketbezug, kleiner angeblicher Gebühr, knapper Frist und Link ist hier wichtiger als die Frage, ob der Text fehlerfrei geschrieben ist.

Auch eine persönliche Anrede, ein Logo oder gutes Deutsch machen eine Nachricht nicht verlässlich. Umgekehrt ist ein Tippfehler allein noch kein Beweis. Entscheidend ist: Die SMS fordert dich zu einer Handlung über ihren eigenen Link oder ihre eigene Telefonnummer auf.

So prüfst du die Nachricht sicher

1. Link und Nummer der SMS nicht verwenden

Öffne weder den Link noch eine darin beworbene Telefonnummer. Antworte auch nicht mit „Stopp“, „Wer ist da?“ oder einer Beschwerde. Nach Einschätzung der Verbraucherzentrale kann eine Antwort signalisieren, dass die Rufnummer aktiv genutzt wird. 12

2. Den Dienst selbst starten

Wenn die SMS zum Beispiel von deiner Bank, einem Paketdienst oder einem Zahlungsanbieter zu stammen scheint, öffne dessen offizielle App selbst. Alternativ tippe die dir bekannte Internetadresse selbst in die Adresszeile ein oder nutze ein zuvor gespeichertes Lesezeichen.

Siehst du dort keinen passenden Hinweis, rufe über eine Kontaktdatenquelle an, die nicht aus der SMS stammt: etwa die Rückseite deiner Karte, einen Brief des Anbieters oder dessen selbst aufgerufene offizielle Website. Die Verbraucherzentrale empfiehlt genau diesen getrennten Prüfweg über App oder bekannte Internetseite. 12

3. Nur dort nachsehen, was wirklich offen ist

Prüfe im echten Kundenkonto beispielsweise Nachrichten, Lieferstatus, Umsätze oder Sicherheitswarnungen. Gibt es keinen Vorgang, brauchst du in der SMS nichts zu bestätigen. Gibt es einen echten Vorgang, erledige ihn nur innerhalb der offiziellen App oder auf der selbst geöffneten Seite.

4. Danach sinnvoll aufräumen

War die SMS eindeutig verdächtig und hast du nicht interagiert, kannst du sie löschen oder in deiner Nachrichten-App als Spam melden. Das Blockieren der sichtbaren Absendernummer kann Ruhe bringen, ist aber kein vollständiger Schutz: Solche Nummern wechseln häufig. Spam-Filter können die Menge unerwünschter SMS verringern, ersetzen die Prüfung aber nicht. 12

Was passiert ist, macht einen Unterschied

Nicht jeder Fehler hat dieselben Folgen. Ordne zuerst ehrlich ein, was passiert ist. So vermeidest du sowohl Panik als auch falsche Sicherheit.

Du hast nur den Link geöffnet

Schließe die Seite und kehre nicht über denselben Link zurück. Gib dort keine Daten ein, lade nichts herunter und bestätige keine Installation einer App. Die Verbraucherzentrale rät nach einem angetippten SMS-Link ausdrücklich dazu, keiner Installation einer neuen App zuzustimmen. 12

Ein geöffneter Link bedeutet nicht automatisch, dass Daten gestohlen wurden. Er ist aber auch kein Grund für Entwarnung: Manipulierte Seiten können bei veralteter Software Risiken bergen. Aktualisiere daher Betriebssystem, Browser und vorhandene Schutzsoftware. Bei einem Computer empfiehlt die Verbraucherzentrale zusätzlich einen vollständigen Scan mit aktualisierter Schutzsoftware; bei auffälligem Verhalten oder einem unerwarteten Download ist fachkundige Hilfe sinnvoll. 13

Wichtig: Gib Passwörter oder Bankdaten anschließend nicht auf dem möglicherweise betroffenen Gerät ein, bevor du die Situation geklärt hast. Nutze für wichtige Konten nach Möglichkeit ein anderes, vertrauenswürdiges Gerät oder hole dir Unterstützung.

Du hast Zugangsdaten, PIN, TAN oder Kartendaten eingegeben

Hier solltest du sofort handeln, denn diese Angaben lassen sich nicht zurückholen. Kontaktiere den echten Anbieter oder bei Bankdaten die Bank beziehungsweise den Zahlungsdienstleister über eine unabhängig gefundene Kontaktmöglichkeit. Bitte um Prüfung und, falls erforderlich, um Sperrung von Zugang, Karte oder Online-Banking. Die Verbraucherzentrale nennt dafür unter anderem die Sperrhotline 116 116, soweit sie für das betroffene Zahlungsmittel erreichbar ist. 13

Ändere das betroffene Passwort umgehend auf der echten Website oder in der offiziellen App. Wurde dasselbe Passwort noch an anderer Stelle genutzt, ändere es dort ebenfalls. Ist das E-Mail-Postfach betroffen oder als Benutzername für andere Konten eingesetzt, prüfe diese Konten besonders sorgfältig. Kontrolliere danach regelmäßig Kontoauszüge und Benachrichtigungen. 13

Du hast Geld überwiesen oder bemerkst eine unberechtigte Abbuchung

Rufe die Bank oder den Zahlungsdienstleister unverzüglich über eine verlässliche, selbst gefundene Nummer an. Schildere knapp, was passiert ist: welche Daten du eingegeben hast, ob du eine Überweisung ausgelöst hast und wann. Bitte die Bank, die möglichen Sicherungs- und nächsten Schritte mit dir zu klären. Bei unberechtigten Abbuchungen empfiehlt die Verbraucherzentrale, der Bank mitzuteilen, dass du sie nicht veranlasst hast, und eine Gutschrift zu verlangen. Eine Rückholung oder Erstattung ist damit jedoch nicht garantiert. 12

Diese Anleitung kann keine Banktransaktion stoppen oder zurückholen. War Geld betroffen, sichere die SMS, den Zeitpunkt, mögliche Screenshots und die Vorgangsnummern deiner Bank. Erstatte anschließend Anzeige bei der Polizei; auch die Verbraucherzentrale empfiehlt dies bei abgegriffenen sensiblen Daten und bei finanziellen Schäden. 12

Du hast nach dem Link eine App installiert

Schalte das Smartphone in den Flugmodus, damit eine möglicherweise schädliche App nicht weiter über das Internet kommunizieren kann. Sichere Beweise, etwa durch Bildschirmfotos, und wende dich an die Polizei. Die Verbraucherzentrale rät außerdem, den Mobilfunkanbieter zu informieren; bei Unsicherheit über die Bereinigung des Geräts kann technische Hilfe wichtig sein. 12

Zwei kurze Vorlagen für einen sicheren Anruf

Nutze diese Sätze nur, nachdem du die Kontaktdaten unabhängig von der SMS gefunden hast. Gib am Telefon keine PIN, TAN oder Passwörter weiter.

Vorlage: SMS überprüfen

„Ich habe eine SMS erhalten, die angeblich von Ihnen stammt und mich zu einem Link auffordert. Ich habe den Link nicht geöffnet. Können Sie bitte über mein Kundenkonto oder Ihren offiziellen Vorgang prüfen, ob tatsächlich Handlungsbedarf besteht?“

Vorlage: Daten oder Geld könnten betroffen sein

„Ich befürchte, auf einer gefälschten Seite Daten eingegeben beziehungsweise eine Zahlung ausgelöst zu haben. Betroffen sind möglicherweise [Dienst und Art der Daten]. Bitte prüfen Sie sofort, welche Zugänge, Karten oder Vorgänge gesichert werden müssen. Was soll ich jetzt tun?“

Notiere bei dem Gespräch Datum, Uhrzeit, Gesprächspartner oder Vorgangsnummer. Das hilft dir, den Überblick zu behalten, ohne der SMS selbst weiter zu vertrauen.

Was du melden kannst – und was du besser bewahrst

Hast du nicht geklickt und keine Daten eingegeben, kann eine Spam-Meldung in der Nachrichten-App helfen. Aktuelle Beispiele und Warnungen zu Phishing, Smishing und ähnlichen Maschen veröffentlicht die Verbraucherzentrale in ihrem Phishing-Radar. 12

Passend dazu: WhatsApp-Kopplung sicher prüfen

Hast du hingegen geklickt, Daten eingegeben, eine App installiert oder Geld verloren, lösche die Nachricht nicht vorschnell. Sie kann zusammen mit Screenshots, Kontoauszügen und Uhrzeiten als Beleg dienen. Informiere den echten Anbieter über dessen offizielle Kontaktwege; so kann er den Missbrauch seiner Marke gegebenenfalls prüfen. 13

Für künftige SMS: eine einfache Regel

Behandle Links in unerwarteten SMS wie eine Tür, die jemand Fremdes für dich geöffnet haben will: Du musst nicht hindurchgehen, um nachzusehen. Öffne stattdessen die App, die du ohnehin nutzt, oder tippe die bekannte Adresse selbst ein.

Passend dazu: sicher Technikhilfe geben

Halte Betriebssystem und Apps aktuell und erlaube keine Installationen, nur weil eine SMS dazu drängt. Wenn du unsicher bist, ist eine kurze Pause die richtige Reaktion: erst selbst prüfen, dann handeln. Das schützt besser als der Versuch, eine gut gemachte Betrugsnachricht allein an ihrem Aussehen zu entlarven. 11