Dokumente mit KI zusammenfassen: sensible Angaben vorher entfernen

Die sichere Abkürzung ist ein anderer Ausgangstext

Eine KI kann lange Texte gut strukturieren. Das ist aber kein Grund, einen Originaltext ungeprüft in einen Chat zu kopieren. Entscheidend ist nicht, ob du nur eine kurze Antwort erwartest, sondern welches Material du an den Dienst übermittelst.

Dieser Ablauf ist bewusst eng: Du verwendest nur neutrale, öffentlich veröffentlichte Inhalte ohne personenbezogene Details oder vollständig synthetische Texte. Private Geschäftsunterlagen, Gesundheitsdaten und rechtliche Unterlagen bleiben vollständig außerhalb dieses Workflows – auch dann, wenn einzelne Namen bereits ersetzt wurden. Das BSI weist bei generativer KI auf neue und verstärkte IT-Sicherheitsrisiken hin; Schutzmaßnahmen und eine risikobewusste Arbeitsweise gehören deshalb zum Einsatz dazu. 53

Der Artikel ist eine praktische Arbeitshilfe, keine Rechtsberatung. Er entscheidet nicht darüber, ob ein bestimmter KI-Dienst oder eine konkrete Verarbeitung zulässig ist.

Wähle zuerst das richtige Material

Stelle dir vor dem Öffnen eines KI-Tools genau eine Frage: Kann dieser Text außerhalb meines Geräts stehen, ohne dass eine Person, ein nicht veröffentlichter Vorgang oder ein vertrauliches Geschäft erkennbar wird?

Für diesen Artikel gibt es nur zwei geeignete Ausgangsarten:

• Ein bereits öffentlich veröffentlichter, sachlicher Text, in dem keine personenbezogenen oder vertraulichen Details stehen und dem du nichts Internes hinzufügst.
• Ein vollständig synthetischer Text, den du neu formulierst, ohne ihn aus einem echten Fall, einer Datei oder einem Gespräch abzuleiten.

Nicht geeignet sind zum Beispiel E-Mails, Gesprächsnotizen, Verträge, Bewerbungen, Kundenlisten, Supportfälle, Personalunterlagen, Konto- oder Rechnungsdaten, Arztbriefe, Befunde, Schriftsätze und Unterlagen zu laufenden Rechtsangelegenheiten. Sie werden nicht hochgeladen und auch nicht erst im Chat „bereinigt“.

Auch ein öffentlich zugänglicher Text ist nicht automatisch ein guter Prompt. Enthält er Namen, konkrete Kontaktangaben oder sehr detaillierte Lebensumstände, nimm stattdessen einen neutralen öffentlichen Abschnitt ohne diese Angaben – oder nutze einen synthetischen Übungstext.

Warum „Namen entfernen“ nicht ausreicht

Einen Namen durch „Person A“ zu ersetzen, ist Pseudonymisierung, nicht automatisch Anonymisierung. Die übrigen Angaben können eine Person weiterhin erkennbar machen: etwa ein seltenes Ereignis, ein genauer Ort, ein Datum, eine Funktion, eine besondere Kombination von Merkmalen oder ein Aktenzeichen.

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Die BfDI betont für Datenbestände ausdrücklich, dass das bloße Entfernen oder Ersetzen von Namen grundsätzlich nicht genügt. Auch Merkmalskombinationen, die eine Identifizierung ermöglichen können, müssen berücksichtigt werden. Zudem gibt es kein Verfahren, das unabhängig vom konkreten Material zuverlässig Anonymität erzeugt. 54

Für deinen Alltag heißt das: Behandle Pseudonymisierung nicht als Upload-Freigabe. Wenn ein Text einmal privat, geschäftlich vertraulich, gesundheitlich oder rechtlich sensibel war, verwende ihn nicht als Grundlage für einen externen KI-Chat. Schreibe lieber einen neuen, rein sachlichen Ersatztext – oder verzichte auf die externe KI.

Der Europäische Datenschutzausschuss behandelt Pseudonymisierung in eigenen Leitlinien. Das unterstreicht: Sie ist eine eigenständige Schutzmaßnahme und kein Synonym für Anonymisierung. 55

Der sichere Workflow: vom Material zur Zusammenfassung

1. Stopp bei ungeeignetem Original

Liegt dir eine private oder interne Datei vor, kopierst du daraus nichts in einen externen Dienst – weder den Volltext noch einzelne Absätze, Screenshots, Tabellen oder Dateinamen. Auch Kommentare, Änderungsverfolgungen, Kopfzeilen und Links können mehr verraten, als im Fließtext sichtbar ist.

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2. Schreibe einen unabhängigen Ersatztext

Wenn du nur die Form einer Zusammenfassung üben möchtest, formuliere ein neues, abstraktes Material. Es darf keine echten Personen, Unternehmen, Vorgänge, Orte, Termine, Kennzeichen oder Zahlenkombinationen aus dem Original übernehmen. Der Ersatztext beschreibt nur die allgemeine Aufgabe, nicht den realen Fall.

Das ist mehr als Kosmetik: Voll synthetische Daten entstehen ohne Bezug zu konkreten Personen. Die BfDI nennt sie für Tests eine geeignete Alternative, weil sie gezielt nach Regeln oder Mustern erstellt werden können. 54

3. Prüfe den Ersatztext vor dem Einfügen

Lies den Text einmal nur mit der Frage „Was könnte jemanden oder etwas Reales identifizieren?“. Streiche alles, was nicht für die gewünschte Zusammenfassung nötig ist. Dazu gehören insbesondere:

• Namen, Signaturen, Nutzernamen und Initialen
• E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Adressen und Links mit Zugangsmerkmalen
• Kunden-, Personal-, Vertrags-, Konto-, Fall- und Aktennummern
• konkrete Zeit-Ort-Kombinationen, seltene Rollen und individuelle Ereignisabläufe
• technische Kennungen, Dateinamen, Screenshots und Metadaten

Wenn du bei einer Angabe zögerst, ist sie für diesen externen Workflow nicht geeignet. Ersetze nicht das Detail, sondern entferne den ganzen Bezug und schreibe den Satz neu.

4. Gib der KI einen engen Auftrag

Ein guter Prompt begrenzt nicht nur die Länge, sondern auch die erlaubte Arbeitsweise: Die KI soll ausschließlich den vorliegenden Text ordnen und fehlende Informationen sichtbar lassen. So sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass sie aus einer knappen Vorlage scheinbar plausible Zusatzdetails macht.

5. Prüfe die Antwort wie einen Entwurf

Vergleiche jede Kernaussage mit deinem sicheren Ausgangstext. Entferne Aussagen, die dort nicht stehen, und formuliere unklare Stellen selbst nach. Eine KI-Antwort ist keine Quelle und kein Ersatz für eine fachliche Prüfung.

Kopierfertige Vorlage mit einem vollständig synthetischen Übungstext

Diese Vorlage kannst du unverändert in ein KI-Tool einfügen. Der Text enthält bewusst keine Angaben zu realen Personen, Organisationen oder Vorgängen.

Fasse ausschließlich den folgenden vollständig synthetischen Übungstext zusammen.

Gib eine kurze Überschrift und genau drei Stichpunkte aus. Nutze nur Aussagen aus dem Text. Ergänze keine Hintergründe, Beispiele, Empfehlungen oder Vermutungen. Wenn eine Information nicht im Text steht, nenne sie nicht.

Text:
Ein Merkblatt beschreibt eine allgemeine Schreibaufgabe. Zuerst wird ein vorhandener Text auf seine Kernfrage reduziert. Danach werden Aussagen nach ihrem Thema geordnet. Zum Schluss wird geprüft, ob die Zusammenfassung neue Behauptungen enthält. Die Ausgabe soll kurz, verständlich und neutral sein.

Eine passende Antwort würde die Kernfrage, das Ordnen der Aussagen und die Schlussprüfung wiedergeben. Sie würde zum Beispiel keinen Anlass, keine beteiligte Person und kein Ergebnis erfinden, weil diese Informationen im Übungstext nicht vorkommen.

Nutze dieselbe Struktur auch bei einem neutralen öffentlichen Text: Erst die erlaubte Ausgabeform festlegen, dann die KI auf den vorliegenden Inhalt beschränken und schließlich jeden Punkt gegen den Ausgangstext prüfen.

Vier Fragen vor dem Absenden

Sende den Prompt nur ab, wenn du alle vier Fragen mit Ja beantworten kannst:

1. Ist der Text entweder neutral veröffentlicht und frei von personenbezogenen Details oder vollständig synthetisch?
2. Enthält er keine privaten Geschäfts-, Gesundheits- oder Rechtsdaten?
3. Enthält er keine Kennungen, Metadaten, Bilder oder Kontextdetails, die einen echten Fall rekonstruierbar machen?
4. Kannst du jede erwartete Zusammenfassung allein aus diesem Text überprüfen?

Ein Nein genügt, um nicht hochzuladen. Suche dann nicht nach einer besseren Umschreibung des Originals. Nutze stattdessen einen intern freigegebenen Prozess oder erledige die Zusammenfassung ohne externen KI-Dienst.

Wenn ein internes Dokument wirklich zusammengefasst werden muss

Dann ist diese Vorlage absichtlich nicht die Lösung. Kläre zunächst innerhalb deiner Organisation, welches Verfahren dafür vorgesehen ist, wer den Dienst freigegeben hat und welche Schutzmaßnahmen gelten. Ein vertrauliches Original in einen frei gewählten Chat zu kopieren, bleibt keine sichere Abkürzung.

Für private Unterlagen gilt derselbe Grundsatz: Brauchst du den Inhalt für eine Entscheidung zu Gesundheit, Recht oder Geld, nutze die Originalquelle und zuständige Fachleute statt einer externen KI-Zusammenfassung.

Was bleibt bei veröffentlichten Texten zu beachten?

Öffentlich verfügbar bedeutet nicht, dass du jedes Detail weiterverarbeiten solltest. Beschränke dich auf den neutralen Ausschnitt, den du wirklich zusammenfassen willst. Übernimm keine zusätzlichen Informationen aus privaten Nachrichten, Notizen oder Hintergrundwissen.

So bleibt die Trennung klar: Der KI-Chat erhält nur Material, das für diese Aufgabe bestimmt ist. Alles andere bleibt lokal und außerhalb des Prompts.